Spoločnosť Microsoft Teams vynaložila veľa úsilia, pretože ju spoločnosť považuje za kritický komponent vo svojej funkcii groupware, ktorý umožňuje používateľom kreatívne kombinovať svoje úsilie prostredníctvom zabezpečeného centrálneho komunikačného uzla.
Na dosiahnutie tohto cieľa prevezme tím štyri základné obchodné funkcie a skombinuje ich do jednej zjednotenej platformy. Patria sem správy, koordinácia stretnutí, hlasové alebo videohovory a nakoniec sa integruje do Microsoft Office 365 spolu s ďalšími dôležitými obchodnými nástrojmi, ktoré používate na podporu svojho podnikania.
Preto môžete komunikovať s jednotlivcami alebo skupinami, koordinovať stretnutia a aktivity, zaznamenávať všetku komunikáciu a spolupracovať na dokumentoch v rámci pracovného toku tímov.
Začnime s tímami a prejdime si presne to, ako ich používate.
- Možno chatujete na jednom z našich najlepších notebookov roku 2022-2023
1. Spustite tímy
Tímy je možné používať na počítači priamo z prehliadača, na mobilných zariadeniach (Android a iOS) alebo prostredníctvom desktopových aplikácií pre PC a Mac.
Ale pre tento tutoriál použijeme verziu prehliadača. Pretože obsahuje rovnakú funkcionalitu a rozloženie ako inštalovateľná aplikácia.
Ak chcete použiť tímy, choďte na toto webové umiestnenie https://teams.microsoft.com/start
Tu vás vyzve na „bezplatnú registráciu“. Jediným obmedzením je, že už musíte mať alebo si vytvoriť účet Microsoft.
Ak už používate obchodnú verziu Microsoft Office 365, mali by ste tímy vidieť aj ako jednu zo štandardných aplikácií v pracovnom priestore Office.
Po zadaní účtu Microsoft a hesla sa zobrazí výzva, aby ste povedali, v akom prostredí budete tímy používať. Možnosti, ktoré môžete mať v škole, s priateľmi a rodinou alebo v podniku. Každá možnosť mierne prispôsobuje tímy týmto profilom, ale základná technológia je rovnaká.
Pre toto cvičenie sme si vybrali ako predvolenú možnosť „Pre prácu“.
Ak máte vytvorený účet a tímy sú nakonfigurované na to, ako ho budete používať, webová verzia vám ponúkne aplikáciu pre stolné počítače, ak je pre váš operačný systém v počítači k dispozícii. Nie je potrebné ich inštalovať, ale niektorí používatelia sú spokojnejší s inštalovateľnými aplikáciami, ktoré nezávisia od prehľadávača.
Našou prvou úlohou je vytvoriť náš prvý tím. Urobme to teraz.
2. Vytvorte tím
Základnou štruktúrou tímov je, predvídateľne, „tím“.
Ak chcete vytvoriť tím alebo sa k nemu pripojiť, kliknite na bočnom paneli v sekcii Tím a potom doľava dole v aplikácii označte štítkom „Pripojiť sa alebo Vytvoriť tím“. Ak verejné tímy už existujú, uvidíte tie, na ktoré kliknete, alebo môžete zadať kód na pripojenie k súkromnému tímu.
V našom príklade zatiaľ nie je k dispozícii žiadna z nich. Dostávame iba možnosť „Vytvoriť tím“.
Pre podniky, ktoré už majú skupiny služieb Office 365, je možné ich použiť ako rýchly spôsob na vytvorenie tímu s pripojenými členmi, ale jeden vytvoríme úplne od začiatku, keď túto možnosť vyberieme z prvého vstupu.
Potom sa môžete rozhodnúť, či je tím verejný, súkromný alebo široký na úrovni organizácie. K verejnému tímu sa môže pripojiť ktokoľvek, súkromný je iba na pozvanie a celá organizácia automaticky pridáva všetkých do firmy.
Potom sa musíte rozhodnúť, ako sa bude tím volať, popísať ho a potvrdiť, o aký typ sa jedná. Ak máte súkromný tím, o ktorom sa neskôr rozhodnete, že by mal byť verejný alebo široký v celej organizácii, môžete ho ako tvorca tímu neskôr zmeniť, ak si to budete priať.
Aby boli tímy užitočné, musí obsahovať nielen vaše meno a podrobnosti, ale aj údaje ostatných členov tímu. Pridajme ďalšie.
3. Pridávanie členov tímu
Existuje mnoho spôsobov, ako pridať ľudí do tímov, ale najjednoduchšie je poslať im e-mailový odkaz, ktorý ich zaregistruje, keď na neho kliknú. Alebo môžete jednoducho pridať ich e-mailovú adresu priamo do tímov.
Môžete tiež importovať mená a e-mailové adresy z iných aplikácií, ktoré obsahujú tieto údaje, ako sú napríklad Outlook, Ľudia alebo iné úložisko kontaktov.
Keď bude mať tím priradených niekoľko ľudí, zobrazí sa v zozname Tím a môžete skontrolovať jeho členov a akúkoľvek aktivitu.
V predvolenom nastavení má iba jeden diskusný predmet „Všeobecné“. V Tímoch sa tieto podsekcie tímu nazývajú Kanály. Teraz pridáme jednu z nich a začneme konverzáciu.
4. Pridajte kanál
Informácie požadované pre kanál sú ako tím. Má názov, popis a môžete povedať, či je to štandardné alebo súkromné. Posledná možnosť je veľmi užitočná, ak chcete nadviazať súkromnú konverzáciu s iným členom tímu, ale vyhnite sa ostatným.
Po vytvorení kanála môžete pridávať príspevky, načítať súbory a komunikovať s ostatnými v tíme.
Vytvorili sme kanál s názvom Prázdninové dobrodružstvá a potom sme pridali niekoľko webových stránok a krátky príspevok o kanáli. Každý člen s prístupom k uvedenému kanálu môže byť upozornený, ak zverejní nový obsah. Môžete tiež odkazovať na ľudí v príspevkoch umiestnením znaku @ a ich mien.
5. Konverzácie kanálov
Chatovanie na kanáli sa nepáči ako bežný rozhovor, kde sa hovorí výlučne medzi dvoma stranami, skôr ako hlasná diskusia v kancelárii s otvoreným priestorom.
V našom príklade hovorí člen tímu Zen s Markom, správa sa odošle Markovi, ale všetci ostatní môžu konverzáciu vidieť. Iba Mark dostane upozornenie, že sa zameriava na komentár. Tento prístup umožňuje upozorniť správu na viac ľudí a každý musí byť informovaný o tom, čo bolo povedané, ak majú otvorené tímy alebo sú povolené výstrahy.
Je zaujímavé, že aj keď o vás nikto nehovorí, stále môžete odpovedať na uverejnenie príspevku v kanáli, napríklad povedať „Mark je na tento deň mimo, možno zabudol vaše stretnutie?“.
6. Čas videochatu
V dolnej časti pravého panela je rad ikon, ktoré umožňujú konverzáciám mať bohatší obsah než len slová, a popri nich najdôležitejšia ikona v službe Meet.
Ikona pripomína videokameru a má štítok „Zoznámte sa teraz“, ak na ňu umiestnite kurzor myši, predvolene iniciuje schôdzku s videom.
Po kliknutí na ňu budete mať možnosť video deaktivovať, ak chcete, a tiež zadať predmet stretnutia. Po vykonaní týchto možností môžete kliknúť na položku „Stretnúť sa“ a začať schôdzku, aj keď v tom okamihu ste iba vy.
Počas prebiehajúcej schôdzky by ste mali vidieť seba a malý ovládací panel, ktorý umožňuje stlmiť zvuk, deaktivovať video, distribuovať súbory zúčastneným, zobrazovať chat a tiež vidieť, kto sa zúčastňuje.
Môžete tiež zdieľať svoju pracovnú plochu alebo použiť funkciu tabule na anotáciu obrázka alebo prezentácie, o ktorých by ste mohli diskutovať.
7. Správa kanálov
Ak sa pripojíte k kanálu a potom sa z akýchkoľvek dôvodov rozhodnete, že pre vás neobsahuje nič relevantné, môžete ho odstrániť. Pamätajte však, že všetky konverzácie, záznamy zo stretnutí a čokoľvek iného, čo súvisí s týmto kanálom, budú odstránené a vy si to rozmyslíte a získate to späť.
Jedinou výnimkou z vymazania je, že všetky pripojené súbory sa na serveri Sharepoint zachovajú, a to aj po odstránení kanála.
Je zrejmé, že ak odstránite kanál vytvorený pre schôdzku, ktorá sa neuskutočnila, alebo projekt, ktorý sa nikdy nezačal, je to v poriadku. Pri odstraňovaní kanálov, ktoré by ste niekedy mohli potrebovať, buďte opatrní, aj keď to nie je okamžite.
8. Pridanie ďalších funkcií
Verzia tímov, ktorú sme predstavili, je základnou funkčnosťou tohto produktu, ale do tímov môžete pridať všetky funkcie a integrácie v závislosti od produktov, ktoré na pracovisku používate.
Dobrým príkladom tejto rozšíriteľnosti je, že veľa spoločností bude Office 365 prevádzkovať s cloudovým kalendárom a tým, ktoré tak urobia, sa vľavo vedľa položky „Stretnutia“ zobrazí ďalšia ikona. Toto umožňuje plánovanie stretnutí v budúcnosti a informuje všetkých, či je párna presunutá alebo následne zrušená.
Microsoft Teams tiež poskytuje pripojenia k širokej škále obchodných produktov tretích strán, ako sú KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote a mnoho ďalších. Ak to s používaním Teamov myslíte vážne, stojí za to porozprávať sa s ľuďmi v oblasti IT o tom, aké extra funkcie môžete v Microsoft Teams povoliť.
- Najlepšie prehliadače roku 2022-2023: najrýchlejšie a najbezpečnejšie spôsoby pripojenia online