Mnoho spoločností zažíva najdramatickejší posun v našej práci za posledné desaťročia - ak nie v nedávnej ľudskej histórii. Od pandémie roku 1919 svet nezažil kolosálny a náhly posun v tom, ako a kde zamestnanci pracujú a ako sa navzájom spájajú.
Existujú náznaky niekoľkých dobrých správ. Jedného dňa sa vrátime do normálu a existujú náznaky, že pandémia v niektorých oblastiach ustupuje. Existujú však aj náznaky, že pandémia sa presadzuje na miestach ako Francúzsko a Japonsko. Jedna vec je istá - zamestnanci budú v dohľadnej dobe pracovať doma a je rozumné vytvárať si dlhodobé plány. Tieto tipy vám môžu pomôcť teraz vypracovať stratégiu namiesto toho, aby ste dúfali, že problém ustúpi.
1. Vypracovať silnú videokomunikačnú stratégiu
Prvoradou prioritou je predovšetkým zapojenie sa do nástroja na videokonferencie, ktorý používa každý. Toto je prvý krok, pretože každá spoločnosť musí prísť na to, ako komunikovať spôsobom, ktorý kopíruje osobný kontakt. Existujú dôvody duševného zdravia zamestnancov, dôvody na zabezpečenie kontinuity činnosti - a finančné dôvody týkajúce sa spoločnosti. Bez štandardného spôsobu pripojenia cez video - či už je to individuálne, v menších skupinách alebo ako celá spoločnosť - nastanú okamžité problémy. Je zaujímavé, že to ešte veľa spoločností neurobilo, a spoliehajú sa na viac aplikácií pre videohovory, ako sú Skype, Zoom alebo dokonca Apple FaceTime.
Problém je v tom, že často neexistuje stratégia, ako to funguje - kto má v organizácii platené účty, či už platia bezpečnostné štandardy alebo či je videohovor spustený na podporovaných zariadeniach. Často to nie je zdokumentované a je tu málo komunikácie, hlavne preto, že tento obrovský prechod k práci na diaľku toľko z nás zaskočil. Aj keď existujú niektoré štandardné aplikácie a dobrá komunikácia, nie je to dostatočne robustné na riešenie problémov, ako je schôdza celej spoločnosti alebo spôsob poskytovania urgentných informácií.
2. Uzatvorte vzduchotesnú zmluvu so zamestnancom z domu
Právni odborníci pre web.com povedali, že zmluva o dochádzaní z domu už nie je voliteľná. Problém je v tom, že veľa spoločností nemalo pred pandémiou zavedené žiadne pre všetkých pracovníkov, alebo problém úplne neriešilo. Väčšina z nich tu a tam experimentovala s diaľkovým usporiadaním práce, ale nie v takom rozsahu. Je dôležité vytvoriť zmluvu ako súčasť vášho dlhodobého plánovania, počnúc časťou o zdraví a bezpečnosti zamestnancov. To ich chráni a objasňuje pozíciu spoločnosti, ale tiež zamestnávateľa, pokiaľ ide o to, ako veľmi je spoločnosť zodpovedná za blaho zamestnancov. (Podľa právnych expertov musí podnik stále dbať na to, aby mal zamestnanec bezpečné a zdravé pracovné prostredie, a to aj z domu.)
Zmluva by sa mala rozšíriť do mnohých ďalších oblastí. Mal by odpovedať na otázky ako: kto je zodpovedný za akúkoľvek obchodnú širokopásmovú službu a za akú cenu? Ak je poškodený firemný notebook vydaný zamestnancom, kto by mal platiť za opravy a ako rýchlo? Koľko hodín by mal zamestnanec pracovať a aké flexibilné je usporiadanie ich času počas dňa? Čím viac môže zmluva objasniť, čo znamená práca z domu, tým lepšie. Je tiež dôležité, aby ste s touto dohodou neponáhľali - v prípade dlhodobého scenára typu „pracujte z domu“, kde sú všetci vzdialení, by zmluva mala byť dostatočne robustná, aby vydržala búrku počas mnohých mesiacov alebo dokonca rokov práce na diaľku.
3. Znížte počet aplikácií a nástrojov, ktoré používate na zjednodušenie práce na diaľku
Jedným z náhlych zistení mnohých spoločností je, že sa spoliehali na príliš veľa obchodných aplikácií a služieb. Existujú spoločnosti, ktoré okrem cloudového úložiska, ktoré ponúkajú pomocou vlastného dátového centra alebo od Amazonu, povolili pre rôzne tímy aj viac služieb cloudového ukladania ako Dropbox a Microsoft Onedrive. Pred pandémiou to už bola neprehľadná situácia. Výhovorka firmy bola, že pomohla pracovným silám mobilizovať sa a zostať v kontakte.
Už nie. Množstvo aplikácií, ktoré používajú zamestnanci (či už sú spoločnosťou sankcionované alebo nie), spôsobilo ešte väčší zmätok a chaos, najmä pre vašu technickú podporu a správu IT. Nielenže je ťažké podporiť toľko aplikácií, ale aj zamestnanci sú zmätení a menej produktívni. V priebehu jedného dňa môžu prepnúť medzi Microsoft Teams a Slack, zapojiť sa do hovoru cez Skype a potom na svojom iPhone použiť Zoom na ďalšie stretnutie. Vytvára hektické prostredie práca z domu. Odveký koncept „štandardného počítača“ sa stal zrazu oveľa dôležitejším aj pre menšie spoločnosti s prístupom „všetko ide“. Je oveľa lepšie zapojiť sa do predvídateľnejšej sady aplikácií a služieb.
4. Duševné zdravie
Je potrebné urobiť ešte jednu poslednú poznámku o dlhodobom vplyve podnikania so vzdialenou pracovnou silou. Je kritické, aby ste mysleli na duševné zdravie. Práca z domu týždeň alebo dva nie je príliš dramatická, ale keď zamestnanci pracujú na diaľku celé mesiace, môže to vytvárať napätie a stres, ktoré predtým neexistovali. Dokonca aj tí, ktorí roky alebo desaťročia pracujú z domu, môžu byť prekvapení, aké následky môže mať práca doma na duševné zdravie, keď nemáte dovolené stretávať sa s ľuďmi v kaviarni alebo nakupovať v obchodoch.
Akákoľvek dlhodobá stratégia by mala tento problém vyriešiť. Môžu existovať spôsoby, ako vniesť do pracovného dňa trochu ľahkomyseľnosti, ako pridať stretnutiam Zoom čas navyše, aby ste „vystrelili vánok“ alebo spoločne vypili kávu. Môžete zvážiť odoslanie ďalších balíkov starostlivosti zamestnancom alebo usporiadanie viacerých relácií služby Facebook Live namiesto toho, aby ste sa stretávali iba cez Skype alebo Zoom.
Nemal by to byť menší doplnok vašej obchodnej stratégie, ale na prvom mieste - ako udržať zamestnancov v angažovanosti a sústredenosti, ako im dať adekvátne odstupy a rezervy, ako rozvíjať osobné vzťahy a starať sa o nich bez neustáleho pracovného očakávania. Zamestnanci, ktorí sa spolu bavia - hoci aj na diaľku - spolupracujú lepšie.
- Uviedli sme najlepší softvér na zvýšenie produktivity
- Vzdialený prístup k VPN - čo sú to a ktoré sú najlepšie