Tipy a triky na napísanie perfektného obchodného e-mailu

Ak hľadáte spôsoby, ako vylepšiť svoje firemné e-maily, nie ste sami. Profesionáli pravidelne zápasia s písaním e-mailov a ako hlavné prekážky uvádzajú jasnosť, stručnosť a rýchlosť.

Vyhotovenie dokonalého obchodného e-mailu nemusí byť komplikované a na písanie jasných a pútavých e-mailov určite nepotrebujete doktorát z literatúry. Niekoľko jednoduchých tipov a trikov vám môže pomôcť efektívnejšie komunikovať a tráviť pri tom menej času.

Ak ste to ešte neurobili, pozrite sa na náš zoznam najlepších e-mailových služieb; všetky tieto tipy sa dajú ľahšie implementovať, akonáhle nájdete e-mailového klienta, ktorý je pre vás pohodlný a ľahko použiteľný.

1. Použite formátovanie textu vo svoj prospech.

Takmer všetky moderné e-maily sa odosielajú v jazyku HTML, čo znamená, že môžete využiť formátovanie na zvýšenie dôrazu alebo zrozumiteľnosť. Selektívne použitie tučne, podčiarknutý a kurzívou zvýraznený text môže vyjadrovať dôležitosť, naliehavosť a relevantnosť.

Použitím formátovania na upozornenie na kľúčové pojmy bude váš e-mail ľahšie sa čítaa na prvý pohľad sprostredkovať viac informácií. Ak vezmeme do úvahy, že priemerný kancelársky pracovník dostane viac ako 80 e-mailov za deň, pomôže vám vyniknúť tým jasným a ľahko pochopiteľným.

Nikdy nepoužívajte VEĽKÉ PÍSMENÁ na zdôraznenie bodu; ľuďom sa to zdá nepriechodné a dokonca hrubé.

Formátovanie môže pomôcť čitateľovi upriamiť pozornosť na dôležité informácie alebo pridať dôraz.

2. Pridajte hypertextové odkazy ako profesionál

Je celkom pohodlné, keď niekto spomenie dokument alebo web, a stačí, keď kliknete na príslušné kľúčové slovo a sami si skontrolujete zdroj. Hypertextové odkazy sú skvelým spôsobom, ako dosiahnuť, aby vaše e-maily vyzerali profesionálnejšie a vaši čitatelia ich veľmi ocenia.

Je to tiež ďalší dôvod, prečo je dôležité zvoliť si dobrý e-mailový program, aj keď väčšina webových serverov, ako je Gmail, dnes dokáže s odkazmi narábať v pohode. Aj keď sa líši od aplikácie k aplikácii, Ctrl + K (Cmd + K pre Mac) je takmer univerzálna klávesová skratka na pridanie hypertextového odkazu. Ak to nefunguje, pozrite si pokyny v ponuke Pomocník svojej aplikácie.

Hypertextové odkazy umožňujú čitateľom rýchly prístup k referenčným informáciám.

3. Vyhýbajte sa neobvyklým alebo neprofesionálnym písmam

Áno, toto zahrnuje aj komické sans. Pri výbere písma pre vaše profesionálne e-maily sa držte klasiky. Napríklad Arial a Calibri sú ľahko čitateľné, okamžite známe a dobre sa hodia do obchodného prostredia. Pre maximálnu čitateľnosť tiež používajte rovnaké písmo v celom texte.

Dodržiavajte neutrálne písma a získajte profesionálnejší vzhľad a dojem.

4. Nájdite si čas na vytvorenie profesionálneho podpisu

Niektoré spoločnosti budú mať pokyny, čo zahrnúť (alebo nie) do vášho podpisu, ale ak nie, máte voľný priestor na vytvorenie profesionálneho imidžu.

Pridanie loga spoločnosti môže viesť k vytvoreniu lešteného vzhľadu. Moderné e-mailové aplikácie by vám mali umožniť vycentrovať svoje logo a písať pod neho text alebo logo zarovnať doľava s textom doprava. Tak či onak, vaše e-maily budú okamžite vyzerať profesionálnejšie a čitatelia vás ľahšie spoja s vašou spoločnosťou.

Pokiaľ ide o e-mailový podpis, menej je viac. Držte sa základných vecí: vaše meno a pozícia, telefónne číslo a prípadne jednoduché ikony pre sociálne médiá. Značky ako Twitter, Facebook a Instagram majú stránky so zdrojmi s ikonami, ktoré môžete pridať k svojmu podpisu a ktoré odkazujú na váš profil.

Prípadne existuje celá rada generátorov podpisov, napríklad WiseStamp, ktoré vám pomôžu vytvoriť profesionálny podpis za pár minút.

Profesionálny podpis vedie dlhú cestu k vytvoreniu lešteného vzhľadu.

5. Vykonajte korektúru svojich e-mailov

Môže to byť ťažký zvyk, najmä pre tých z nás, ktorí píšu 30 alebo 40 e-mailov denne, ale bude to mať zásadný vplyv na to, ako dobre komunikujete. Vďaka pravopisným chybám, preklepom a nesprávnej gramatike sa bude váš e-mail (a vy, rozšírene), zdať menej profesionálny.

Neváhajte a hľadajte dobrú gramatiku a pomôcku na písanie. Napríklad Grammarly je rozšírenie prehľadávača, ktoré mnohí považujú za užitočné pri chytaní takýchto chýb. Dajte si však pozor, aby ste sa nespoliehali iba na automatické pomôcky na písanie. E-mail by ste mali stále kontrolovať od začiatku do konca.

Nezabudnite skontrolovať korektúru svojich dokumentov a neváhajte vyhľadať dobrý nástroj na písanie.

6. Vyvarujte sa chmýří a plniva

Rovnako ako vy, aj väčšina ľudí má nekonečný tok prichádzajúcich e-mailov. Okrem jednoduchého pozdravu a zdvorilého zatvárania udržujte veci čo najpriamejšie a najjednoduchšie. Venujte zvláštnu pozornosť opakovaniu, súbežným vetám a plnidlu.

Písanie e-mailov nie je ako rozprávanie: text zostáva na obrazovke a je kedykoľvek prístupný vašim čitateľom. Nie je potrebné spomenúť niečo viac ako raz, ani uvádzať viac odkazov na rovnaký produkt alebo koncept.

Ako už bolo povedané, použitím formátovanie pre dôraz a hypertextové odkazy na referenčné dokumenty môžete svoj text výrazne zjednodušiť a získať tak efektívnejšiu e-mailovú adresu.

Zhrnutie

Písanie skvelých obchodných e-mailov by nemalo byť stresujúce ani časovo náročné, aj keď to vyžaduje prax. Týchto šesť jednoduchých tipov vám pomôže vytvoriť e-maily, ktoré sú jasnejšie a ľahšie čitateľné a ľahšie pochopiteľné a majú profesionálnejší vzhľad a dojem.

Vytváranie profesionálnych e-mailov s dôverou a včas je zručnosť, ktorú je možné sa naučiť a vylepšiť ako každá iná. Online je k dispozícii veľa zdrojov vrátane bezplatných e-mailových šablón, ktoré môžete použiť ako inšpiráciu, a ktoré môžu uľahčiť vykonanie úlohy.