G Suite, cloudová sada produktivity pozostávajúca z aplikácií ako Google Docs a Google Slides, bola od októbra 2022-2023 premenovaná na Google Workspace. Platforma bola teraz zmenená a doplnená tak, aby obsahovala funkcie ako chat a videokonferencie s ohľadom na čoraz populárnejšie pracovné domáca kultúra do roku 2022-2023. Je to tiež prísľub ďalších zmien, ktoré sa majú uskutočniť v priebehu nasledujúcich mesiacov.
Pre tých, ktorí nie sú oboznámení s G Suite, je to sada cloudových nástrojov, najmä vrátane textového procesora a správcu tabuliek, ktoré sú navrhnuté s jediným účelom - pomôcť zamestnávateľom (a ich zamestnancom) zvýšiť produktivitu na pracovisku.
- Chcete vyskúšať Google Workspace? Navštívte webovú stránku tu
Okrem obvyklých zvonov a píšťaliek, ktoré sa stali charakteristickým znakom najlepších kancelárskych softvérových balíkov, ako je tento, prichádza s rozsiahlym systémom podpory aj s pracovným prostredím založeným na cloude. Aj keď sa nástroje dodávané so službou G Suite dajú v prípade potreby použiť offline, ich hlavným účelom je pomáhať online pracovným tokom.
V čom sa teda Google Workspace líši od G Suite? Zatiaľ sa používa ako zastrešujúci výraz pre označenie niekdajšej G Suite, ako aj novo integrovanej služby Google Meet. Vyznačuje sa novou cenovou štruktúrou a sľubuje ďalšie zmeny v ceste.
Vlastnosti
Google Workspace je platforma produktivity všetko v jednom, ktorá je domovom niekoľkých aplikácií. Tu sa na ne po jednom pozrieme a rozoberieme ich rôzne vlastnosti.
Gmail je e-mailová služba bohatá na funkcie zabalená v elegantnom oblečení. Je nevyhnutným komunikačným nástrojom pre spotrebiteľov aj podnikateľov. Vedeli ste, že od roku 2022-2023 ho na celom svete používa 1,8 miliardy ľudí?
Gmail nie je iba poskytovateľom e-mailových služieb, ale šikovne využíva na svojej platforme algoritmy a umelú inteligenciu. Napríklad funkcia inteligentného písania vytvára návrhy založené na vašom štýle písania počas zadávania textu, predpovedá, čo sa chystáte písať ďalej, a urýchľuje proces písania e-mailov.
Gmail tiež ponúka pokročilé filtre nevyžiadanej pošty, ktoré udržujú nevyžiadanú poštu ďalej od vašej doručenej pošty, a vydáva pravidelné pripomenutia, ktoré sa nazývajú štuchnutia. Používa algoritmus na automatické triedenie e-mailov do rôznych kategórií podľa ich povahy.
Používatelia môžu navyše využiť funkciu offline prístupu na prístup k svojim e-mailom aj bez pripojenia na internet. Gmail je k dispozícii na širokej škále zariadení vrátane smartphonov, tabletov a počítačov.
Google Docs je cloudová aplikácia na spracovanie textu pre prácu. Je vybavený štandardným textovým editorom vytvoreným v online prostredí a minimalistickým dizajnom zameraným na použiteľnosť a ľahký prístup. Aj keď nie je taký bohatý na funkcie ako Microsoft Word, dokáže si vďaka svojej schopnosti synchronizácie a zdieľania v cloude vybojovať pre seba obrovský priestor.
Dokumenty Google sú prístupné ako webová aplikácia pre počítače aj ako aplikácia pre smartphony a tablety, ktorú si môžete stiahnuť. Zatiaľ čo jeho možnosti spracovania textu sú väčšinou bežné, s možnosťami, ako je pridanie obrázkov, zmena veľkosti písma a vloženie tabuliek do dokumentu, miestom, kde skutočne svieti, je schopnosť bezproblémovo zdieľať vaše dokumenty s ostatní členovia vášho tímu a spolupracujte s nimi v reálnom čase.
Jeden dokument vytvorený pomocou služby Dokumenty Google môže zdieľať a mať k nemu prístup až 100 používateľov súčasne. Zakaždým, keď jeden používateľ urobí v dokumente akúkoľvek zmenu, je zvyšok viditeľný. Medzi ďalšie pozoruhodné vlastnosti patrí vstavaný prekladový nástroj, ktorý dokáže automaticky prevádzať váš text do iného jazyka.
Tabuľky Google sú nástrojom na správu tabuliek, podobne ako program Microsoft Office Excel. Aj keď je druhá verzia rozhodne výkonnejšia, čo sa týka čistého rozsahu, so schopnosťou obsahovať viac buniek na tabuľku a veľmi užitočnou funkciou rýchleho prístupu, Tabuľky Google stále berú na seba spoluprácu.
Okrem štandardných funkcií, ktoré ponúka akákoľvek iná tabuľková aplikácia, sú Tabuľky Google vybavené vynikajúcou zdieľateľnosťou. Rovnako ako Dokumenty Google, je možné ho zdieľať s viacerými používateľmi v cloude pomocou spoločného odkazu. Používatelia, ktorí pristupujú k dokumentu návštevou tohto odkazu, potom budú môcť spolupracovať a vykonávať zmeny v dokumente v reálnom čase.
V porovnaní s dokumentmi si Tabuľky zvykajú, ale rovnako tak aj všetky aplikácie na správu tabuliek. Stále sa vyznačuje jednoduchým rozhraním a minimalistickým dizajnom a jeho navigácia je jednoznačne jednoduchšia ako v programe Excel.
Google Slides je tvorca online prezentácií používaný podnikmi a vzdelávacími inštitúciami. Používa pohyblivé prezentácie obsahujúce animácie a multimediálny obsah na rozprávanie príbehov a sprostredkovanie informácií. Aj keď nie je Slides taký populárny alebo bohatý na funkcie ako Microsoft Powerpoint, dokáže sa presadiť v konkurencii všade, kde sa jedná o spoluprácu.
Prezentácie Google obsahujú používateľské rozhranie, na ktoré je ľahké si zvyknúť. V strede obrazovky je vaša aktuálna snímka, ktorá je označená veľkým prázdnym miestom, kde môžete vykonávať zmeny a pridávať k nim prvky. Smerom k ľavej strane obrazovky sú zvyšné snímky zobrazené v miniatúrnom formáte v chronologickom poradí. Nad nimi panel nástrojov visí s dostatkom nástrojov a možností, ktoré vám pomôžu navrhnúť prezentáciu.
Rovnako ako akýkoľvek iný prezentačný softvér, aj Prezentácie Google používajú na vyrozprávanie príbehu alebo sprostredkovanie vecných informácií kombináciu obrázkov, videí, animácií, textu a vektorovej grafiky. Obsahuje širokú škálu vopred navrhnutých šablón, z ktorých si môžete vybrať. Môžete tiež pridať tabuľky a grafy na ďalšie prispôsobenie svojej prezentácie.
Cloudová aplikácia na vytváranie poznámok, ako sú Evernote a OneNote, Google Keep sa dá použiť namiesto fyzického notebooku na rýchle zaznamenávanie dôležitých informácií doma aj v práci. Používanie je bezplatné, podobne ako vo zvyšku aplikácie Google Workspace, ale pre tých, ktorí hľadajú väčšie úložisko a prémiovú podporu, sú k dispozícii platené tarify.
Google Keep na rozdiel od iných aplikácií, ako sú Dokumenty a Prezentácie, neumožňuje zdieľanie odkazov. Stále však môžete zdieľať poznámky prostredníctvom e-mailu a umožniť ostatným ich meniť, kedykoľvek chcú. Poznámky môžu byť použité na pripomenutie konkrétnych úloh a dokonca môžu byť opakované. Môžete tiež použiť farebné kódovanie a vlastné štítky na zoradenie poznámok do kategórií.
Stačí kliknúť na možnosť Poznamenať si a začať si robiť poznámky s Google Keep. Rozhranie sa veľmi ľahko používa a niekoľkými kliknutiami môžete nastaviť pripomienky, pridať začiarkavacie políčka a vložiť obrázky. Ak ste používali aplikáciu na zaznamenávanie poznámok, ako je Evernote, nemali by ste mať žiadne problémy s vymýšľaním toho, ako používať Google Keep.
Disk Google je ústredným bodom online pracovného toku Google Workspace. Cloudové riešenie na ukladanie a zálohovanie súborov je dokonalým cieľom, kde sú uložené všetky vaše dokumenty, súbory a priečinky s Googlom, vrátane tých, ktoré boli vytvorené pomocou aplikácií, ako sú Dokumenty, Tabuľky a Prezentácie.
Drive využíva webové rozhranie, ktoré môžete použiť na nahrávanie súborov a priečinkov priamo do cloudu. Dodáva sa s 15 GB úložiska zadarmo pre všetkých používateľov a s ďalším úložiskom pre tých, ktorí si zakúpili predplatné Workspace. Je postavený na efektívnosti a to, čo mu chýba v zvonoch a píšťalkách, je viac ako vynahradené rýchlosťou a ľahkým použitím.
Okrem webovej verzie ponúka Drive aj stiahnuteľné aplikácie pre používateľov Android a iOS. Ponúka tiež oficiálnych klientov pre počítače Windows a macOS, pomocou ktorých je možné neustále zálohovať údaje priamo z priečinka v miestnom úložisku vášho počítača. Pokiaľ ide o ďalšie funkcie, Disk Google podporuje aj správu verzií súborov, rozšírené vyhľadávanie, prístup v režime offline a ďalšie.
Google Meet je nástroj pre videokonferencie pre moderné podniky. Môžu ho zamestnanci využiť v pracovnom prostredí na diaľku na uskutočnenie osobných rozhovorov na akúkoľvek vzdialenosť, a preto je takmer bezchybný. Využíva elegantné a moderné rozhranie a jeho použitie je veľmi jednoduché, a to aj pre tých, ktorí začínajú videokonferencie.
Google Meet podporuje videokonferencie až s 250 ľuďmi súčasne. Dodáva sa tiež s funkciami zdieľania obrazovky, súborov a obrázkov v reálnom čase. K dispozícii je tiež funkcia živého hlasovania a systém textových správ, vďaka ktorým sú konverzácie stále pútavé.
Začatie videokonferencie pomocou služby Google Meet je také ľahké ako spustenie aplikácie a zdieľanie prístupového odkazu. Účastníci sa potom môžu na konferenciu pripojiť pomocou prístupového odkazu alebo telefónneho čísla. Ako hostiteľ môžete selektívne prijímať účastníkov na svoju schôdzu a odmietať žiadosti neoprávnených používateľov. Tento proces je veľmi jednoduchý.
Rozhovor Google, predtým známy ako Google Hangouts Chat, nie je bežná aplikácia na četovanie. Ide skôr o tímovú službu zasielania správ navrhnutú pre pracoviská, aby zamestnanci boli navzájom v kontakte. Značka bola predtým nepochybne mätúca z dôvodu koexistencie bežnej aplikácie na chatovanie spoločnosti Google, spoločnosti Google Hangouts.
Rozhovor Google nie je určený pre konečných spotrebiteľov. Ide skôr o obchodnú aplikáciu v duchu Slack, Skype for Business a Microsoft Teams. Je v podstate určený na odosielanie správ 1: 1, ale na pracoviskách má k dispozícii aj funkcie skupinovej konverzácie.
Rozhovor Google funguje ako každá iná chatovacia služba. Naľavo je bočný panel so zoznamom kanálov, ktorých ste momentálne súčasťou, a s priamymi konverzáciami, ktoré ste viedli. V strede obrazovky je kanál alebo konverzácia, ktoré sú momentálne zaostrené. Vynikajúcou funkciou je tu spôsob, akým sa služba Google Chat integruje do zvyšku pracovného priestoru Google, čo vám umožňuje zdieľať dokumenty a prebiehať konverzácie pri prístupe k týmto dokumentom.
Ešte v čase, keď Google+ stále fungoval a slúžil ako sociálna sieť pre koncových spotrebiteľov, bola služba Google Currents uzavretou verziou Google+, ktorú mohli firmy používať na interné pripojenie. Predstavte si to ako súbor nástrojov určených na podporu interakcie a angažovanosti na pracovisku, niečo ako vnútorná sieť sociálnych médií.
Google Currents je navrhnutý ako digitálna výveska. Na tejto tabuli sú správy zdieľané v celej vašej komunite na pracovisku, fungujúce ako rozbočovač dôležitých správ, zdieľaných súborov a diskusií v komunite. Existujú prúdy, ktoré kategorizujú rôzne príspevky do rôznych tém, a komunity, ktoré fungujú ako podskupiny na pracovisku. Skladá sa tiež zo značiek a profilov používateľov.
Currents je súčasťou vášho predplatného a je prístupné na webovej stránke. Má intuitívny minimalistický dizajn a jednoduché rozhranie, s ktorým je ľahké začať. Zatiaľ čo Google Chat je primárne určený na odosielanie správ 1: 1, služba Google Currents funguje ako centrum všeobecných diskusií a správy komunít.
Google Forms je bezplatný nástroj na tvorbu formulárov a prieskumy, ktorý je k dispozícii pre jednotlivcov aj firmy. Neobmedzuje maximálny počet otázok, prieskumov ani účastníkov, a to ani na bezplatnom účte. Trpí však problémom s nízkou prispôsobiteľnosťou, pretože na výber je len niekoľko typov otázok a žiadny spôsob prístupu k platbám prostredníctvom formulárov.
Formuláre Google umožňujú do vášho prieskumu pridať tri typy otázok: výber z viacerých možností, rozbaľovacia ponuka a krátka odpoveď. Používateľom môžete tiež umožniť nahrávanie súborov počas účasti na prieskume. Neexistujú však možnosti, ako prijímať platby alebo klásť otázky týkajúce sa obrázkov alebo videí.
Pozitívne je, že si môžete zvoliť, aký druh odpovedí je prijateľný, a dokonca pomocou automaticky zabudovaných funkcií skóre odpovedí automaticky. Toto funguje naozaj dobre, ak sa pokúšate spravovať online kvíz.
Podmienená logika a bezproblémová spolupráca sú ďalšie dve vynikajúce funkcie formulárov Google. Logika vám umožňuje meniť a prispôsobovať časti vášho prieskumu na základe odpovedí účastníkov. Spolupráca vám umožňuje, aby viacerí členovia tímu spolupracovali na návrhu jedného formulára. Formuláre vám tiež umožňujú vizualizovať výsledky prieskumu vo forme koláčového grafu pre ľahší zber údajov.
Weby Google sú bezplatný nástroj na tvorbu webových stránok s funkciami barebone. Je to dosť dobrý nástroj na rýchle a ľahké vytváranie webových stránok, ale chýbajú mu pokročilé funkcie a prispôsobiteľnosť. Nemôžete napríklad vytvoriť blog alebo online obchod. K dispozícii je veľmi základná sada bezplatných šablón, aj keď sú responzívne. Môžete tiež vložiť videá, formuláre, tlačidlá a posúvače, aby ste ďalej upravili svoj web.
Google Apps Script je kódovacia platforma, ktorú je možné použiť na vytvorenie doplnkov pre ďalšie produkty Workspace pomocou jazyka Javascript. V zásade pomáha vývojárom prispôsobiť Google Workspace, vďaka čomu je ich podnikanie efektívnejšie. Nie je potrebné zdôrazňovať, že na zabezpečenie funkčnosti je potrebné určité množstvo znalostí o kódovaní. Môže však byť užitočné vyplniť medzery v rôznych pracovných tokoch a prispôsobiť aplikácie ako Dokumenty Google a Gmail tak, aby fungovali pre konkrétne prípady použitia.
Google Calendar je bezplatný online kalendár, ktorý môžete použiť na sledovanie udalostí a správu cestovných poriadkov na vašom pracovisku. Váš tím ho môže spoločne používať na správu udalostí týkajúcich sa práce, ako sú schôdzky a konferencie. Je tiež navrhnutý tak, aby pracoval v tandeme so zvyškom pracovného priestoru Google, a je možné ho použiť na priraďovanie úloh a plánov zamestnancom.
Google Jamboard je na druhej strane bezplatná online tabuľa pre jednotlivcov a firmy. Predstavuje to zdieľaná biela obrazovka, na ktorú môžete kresliť, vkladať obrázky a pridávať text. Môže sa použiť na rýchle sprostredkovanie nápadov a informácií počas online konferencií a stretnutí správnych rád.
Sejf Google pomáha zhromažďovať, organizovať, prezerať a exportovať údaje súvisiace s pracovným tokom vašej organizácie v pracovnom priestore Google. Môže sa použiť na sledovanie konverzácií, dokumentovanie udalostí a dohľad nad celým pracovným procesom vašej organizácie. Neslúži však ako alternatívny nástroj na zálohovanie vašich údajov v pracovnom priestore.
Google Cloud Search je technológia umelej inteligencie, ktorá vám pomáha sledovať dáta vo všetkých vašich aplikáciách v Workspace. Je k dispozícii vo forme digitálneho asistenta a vyhľadávacieho nástroja, ktorý dokáže rýchlo určiť polohu vašich hľadaných údajov. Zatiaľ čo Vault používajú správcovia spoločnosti na eDiscovery, Google Cloud Search používajú zamestnanci na rýchle vyhľadanie a prístup k informáciám týkajúcich sa organizácie v celom pracovnom priestore Google.
Plány a ceny
G Suite pre firmy ponúkal veľmi dlho jednotný program predplatného na 12 dolárov mesačne, ktorý používateľom umožňoval prístup k celému balíku produktivity spoločnosti Google. S rebrandingom G Suite na Google Workspace však bolo oznámených niekoľko zmien spolu s novými plánmi mesačného predplatného pre firemných používateľov.
Google Workspace ponúka tri plány predplatného na podnikovej úrovni a dva plány na podnikovej úrovni.
Business Starter, ktorý stojí 6 dolárov na používateľa mesačne, vám poskytuje prístup k 30 GB cloudového úložiska na používateľa a umožňuje videohovory až so 100 účastníkmi. Dodáva sa tiež s bezpečnostnými ovládacími prvkami, štandardnou podporou a vlastným obchodným e-mailom. Táto cena zahŕňa všetky aplikácie spoločnosti Google týkajúce sa produktivity
Nasleduje Business Standard, ktorý stojí 12 dolárov na používateľa mesačne a ponúka 2 TB cloudové úložisko na používateľa a 150 účastníckych videokonferencií s funkciami nahrávania. Ostatné funkcie sú v podstate rovnaké.
Ďalej tu máme Business Plus, ktorý stojí 18 dolárov na používateľa mesačne. Tento plán umožňuje 250 účastníkov na jeden videohovor a 5 TB úložiska na používateľa. Tento plán prichádza so všetkými funkciami zahrnutými v plánoch Starter a Standard spolu s prístupom k Sejfu Google pre eDiscovery, ktorý v týchto plánoch nie je.
Podnikové plány ponúkajú ešte viac s neobmedzeným počtom používateľov na jeden účet a neobmedzeným úložiskom na jedného používateľa. Vyžadujú však, aby ste sa obrátili na obchodné oddelenie spoločnosti so žiadosťou o prispôsobenie cien. Očakáva sa však, že pre Enterprise Standard a Enterprise Plus to bude približne 20 dolárov na používateľa mesačne a 30 dolárov na používateľa mesačne.
podpora
Google Workspace je dodávaný s balíkom bezplatnej podpory, ktorý je možné inovovať a získať tak ešte viac funkcií. Bezplatný plán ponúka štandardnú podporu pre prípad a telefón s priemernou dobou odozvy až 24 hodín.
Prémiová podpora je k dispozícii pre podnikových a podnikových zákazníkov a prichádza s nepretržitou kritickou podporou a dobou odozvy iba 15 minút. Tento plán tiež ponúka podporu šitú na mieru podľa kontextu a technického správcu účtu. Ohľadom vlastných cien je potrebné kontaktovať oddelenie predaja Google.
Podporu Google je možné kontaktovať prostredníctvom telefónu, četu alebo e-mailu. Telefonická podpora je k dispozícii v 14 rôznych jazykoch. K dispozícii je tiež komunitné fórum prístupné všetkým plateným používateľom.
Bezpečnosť
Spoločnosť Google oznámila celý rad bezpečnostných aktualizácií na ochranu organizácií pred krádežou dát a zneužitím na pracovisku. Google Workspace je v skutočnosti prvým veľkým procesorom dát, ktorý získal certifikáciu ISO / IEC 27701. Predovšetkým sa aktualizovali služby Gmail, Chat, Meet a Vault s cieľom vylepšiť zabezpečenie a ochranu súkromia organizácie.
Protokoly auditu a prehľady o ochrane údajov boli hlavnou súčasťou aktualizácie prijatej službou Gmail. Správcovia môžu vidieť správy a protokoly, ktoré pomáhajú minimalizovať interné hrozby a porušenia pravidiel. Napríklad správcovia pracovného priestoru majú prístup k podrobným denníkom, ktoré poukazujú vždy, keď používateľ nastaví na svojom pracovnom účte automatické preposielanie e-mailov. Gmail tiež prichádza s pokročilým filtrovaním spamu, detekciou škodlivého softvéru a funkciami proti phishingu.
Google Meet tiež dostáva aktualizácie týkajúce sa zaznamenávania auditov a zisťovania zneužitia, aby pomohol znížiť počet prípadov obťažovania na pracovisku počas online stretnutí. Medzi príklady patrí nová funkcia, ktorá klasifikuje osoby, ktoré sa opakovane previnili, a automaticky im bráni v účasti na schôdzke.
Google Chat prijíma aktualizácie, ktoré správcom poskytujú prístup k protokolom auditu, ktoré zisťujú phishing, infiltráciu údajov a zneužitie. Google v súčasnosti klasifikuje určité chatovacie miestnosti ako zneužívajúce na základe predchádzajúcich správ, aby automaticky zabránil zamestnancom pripojiť sa k nim.
Používatelia a správcovia, ktorí hľadajú ďalšie zabezpečenie počas procesu prihlásenia, môžu na svojich účtoch povoliť aj dvojfaktorové overenie. To im bráni prihlásiť sa do Google Workspace, kým neoverí svoju žiadosť o prístup prostredníctvom jednorazového hesla zaslaného na ich telefón.
Súťaž
Primárnym konkurentom programu Google Workspace je sada produktivity s názvom Microsoft 365, predtým známa ako Office 365 alebo Microsoft Office. Microsoft 365 ponúka sadu nástrojov produktivity, ktorá, aj keď nie je taká rozmanitá ako Google Workspace, stále dokáže svietiť veľkým počtom funkcií zahrnutých v každom produkte.
Napríklad Microsoft Word je výkonnejší textový procesor ako Dokumenty Google, aj keď sa zdá, že väčšina ľudí uprednostňuje ten druhý pre online spoluprácu. Podobne aj nástroje ako Excel a Powerpoint sú viac funkcií ponúkaných ako Tabuľky a Prezentácie. Aj keď to nie je prvá voľba pre spoločnosti so vzdialenými pracoviskami, spoločnosť Microsoft nedávno uviedla na trh online a voľne použiteľné verzie svojich nástrojov na kancelársku produktivitu a pre podniky dokonca povolila funkcie spolupráce v reálnom čase.
Niekoľko ďalších príkladov slušných kancelárskych balíkov na zvýšenie produktivity patrí Zoho Workplace a WPS Office, ktoré ponúkajú bezplatné verzie softvéru s povolenými reklamami. Aj keď nie sú nevyhnutne také výkonné ako Google Workspace, obidve ponúkajú slušné cenovo výhodné alternatívy pre tých, ktorí majú nízky rozpočet.
Konečný verdikt
Google Workspace je výkonná sada online produktivity, ktorá uprednostňuje predovšetkým zdieľanie a spoluprácu. Aj keď nie je taký robustný alebo schopný ako Microsoft 365, stále dokáže vyniknúť svojim konkurenciou nabitým funkciami, kedykoľvek existuje výzva, aby rôzni zamestnanci v organizácii spolupracovali na diaľku. Celkovo je to komplexná ponuka s priehľadnou cenovou štruktúrou a dizajnom, ktorá sa zameriava na jednoduchosť a funkčnosť nad vymyslenými trikmi.
Gmail je jediný najpopulárnejší poskytovateľ e-mailov na svete, s takmer dvoma miliardami používateľov na celom svete od roku 2022-2023. Je tiež hlavným predajným miestom pre Google Workspace. V kombinácii s rozsiahlymi možnosťami spolupráce v reálnom čase vytvára Workspace celkom silnú ponuku výkonného balíka produktivity.
- Zdôraznili sme tiež najlepší kancelársky softvér