Život vo virtuálnom svete práve teraz nemusí byť taký obmedzujúci. Aj keď je pravda, že mnohí z nás sa sami izolujú a vstupujú do práce pomocou obchodného notebooku a chatu Zoom, existujú spôsoby, ako usporiadať virtuálnu udalosť pre obchodné stretnutie, videokonferenciu, ukážku produktu alebo dokonca plnohodnotný produkt úvodná párty. Ako obchodní lídri sa nemusíme pýtať, či ľudia z podujatia vystúpia, alebo sa ho dokonca vyhnú, pretože existujú lepšie možnosti.
Našťastie veľa princípov a konceptov zo skutočného osobného podujatia stále platí pre usporiadanie virtuálneho podujatia - až po občerstvenie a kávu a čas na zoznámenie sa. Je to dobrý nápad čo najviac napodobniť skutočnú udalosť, aby sa ľudia cítili pohodlne a zúčastňovali sa na nej, a tiež aby sa tejto udalosti držali a neodchádzali náhle.
Aj keď môže existovať niekoľko technických prekážok, stále je možné pracovať s masami spôsobom, ktorý je efektívny a produktívny a vedie k rovnakej úrovni úspechu. Najdôležitejšou časťou toho je zámernosť - uvedomenie si, že ľudia sa obávajú a stresujú z celosvetovej pandémie a že veľa vecí súťaží o ich pozornosť. Ak dôjde k racionálnemu prístupu k udalosti, dôslednej komunikácii a ďalším výhodám, zistíte, že ľudia sú rovnako zaujatí a zajatí.
1. Komunikujte o tom, čo môžete čakať
Jedným z najdôležitejších krokov pre každú udalosť je prenos zo skutočného sveta. Čím viac môžete komunikovať o tom, čo vás čaká - pomocou programu, webovej stránky s ďalšími podrobnosťami, e-mailov s aktualizáciami o rozvrhu a fotografií hovoriacich - tým lepšie. Toto prenikne do základnej potreby človeka byť „informovaný“ o akejkoľvek udalosti.
Účastníkom tiež pomáha vedieť, či bude akcia štruktúrovaná a hodnotná, aj keď je pre nich „vyžadovaná“. (Vyvarujte sa mylnej predstavy, že požadovaná udalosť automaticky zaručí úspech.) Virtuálnu udalosť už sťažuje skutočnosť, že účastník môže mať vedľa seba sediaci smartphone alebo dokonca domácu televíziu a hernú konzolu. Ak vedia, že bude prebiehať podrobná diskusia a rozhodovanie, telefón odložia.
2. Používajte funkcie udalostí na Facebooku
Na používaní funkcií udalostí na Facebooku je niečo takmer čarovné. Pre začiatočníkov sú vo virtuálnom prostredí, kde sú všetci na notebooku a na účasť používajú program Zoom, funkcie udalosti na sociálnych sieťach číre zlato. Vďaka nim sa to zdá všetko oficiálnejšie. Funkcie udalosti však robia tiež oveľa viac.
Pretože sme v dnešnej dobe všetci rozptýlení, s rôznymi možnosťami, ako sa pripájame, funkcie udalosti budú posielať oznámenia ako pripomenutia a sledovať, kto sa skutočne zúčastňuje a kto preskočí. Tieto údaje vám môžu pomôcť pri každom stretnutí. Keď usporiadate jednu udalosť, môžete sledovať úspech a kontaktovať priamo tých, ktorí preskočili. A nepodceňujte hodnotu vzájomného tlaku. Funkcie udalosti ukazujú potenciálnych účastníkov, ktorí ešte súhlasili s účasťou na udalosti.
3. Plán na improvizovanú diskusiu
Ďalším poučením z udalostí v skutočnom svete je umožnenie improvizovaných diskusií. Existuje pokušenie hneď sa pustiť do práce a skočiť priamo do programu. Tomuto scenáru sa vyhnite. Opäť hovoríme o roztržitých ľuďoch zúčastňujúcich sa na notebooku. Väčšina z nás potrebuje čas, aby sme sa prispôsobili zvláštnosti účasti na virtuálnych udalostiach, a radi by sme spoznali tých, ktorí sa zúčastňujú neštruktúrovaným spôsobom.
Poskytnite ľuďom aspoň 10 minút alebo viac, aby dohnali čas, rozprávali sa o počasí alebo dokonca odbočili od osobných záležitostí. Nikto sa rád nezúčastňuje stretnutia, kde je chladný, sterilný program a jedna hlavná hovoriaca hlava. Aj v skutočnom svete sú to udalosti, z ktorých ľudia preskočia hneď, ako začnú.
4. Robte trikrát viac propagácie
Aby bola virtuálna udalosť úspešná, je dôležité pripomenúť jej účastníkov viackrát. Predpokladajme, že ľudia sú mimoriadne rozptýlení, takže budete musieť akciu propagovať trikrát alebo viac. Môže to zahŕňať odosielanie e-mailov, textových správ, správ na sociálnych sieťach a iných pozvánok nad rámec toho, čo by ste bežne robili. Pochopenie toho, ako ľudia používajú digitálnu komunikáciu - to znamená, že rýchlo prechádzajú okolo vecí - znamená, že s nimi budete musieť nadmerne komunikovať a pokúsiť sa upútať ich záujem a pozornosť.
Jedným z tipov je sledovanie úspešnosti všetkých pozvánok na každú udalosť. Ak posielate e-maily, nezabudnite použiť nástroj, ktorý dokáže sledovať, či sa potenciálni účastníci otvorili a prečítať si správu. Ak zverejňujete príspevky na sociálnych sieťach, sledujte lajky a zdieľania. To vám pomôže zostať intencionálnym ohľadom toho, ako často komunikujete o udalosti a o tom, čo v minulosti fungovalo alebo nefungovalo.
5. Podporujte čas na občerstvenie a kávu
Hádaj čo? Jedným z dôvodov, prečo sa zúčastňujeme skutočných stretnutí osobne, je občerstvenie zadarmo. Je to ľudská povaha. Vo virtuálnom prostredí to môže byť náročné, ale nie nemožné. Ak sa rozhodnete usporiadať firemné stretnutie o niekoľko týždňov a chcete, aby sa ho zúčastnili všetci, skúste ponúknuť podobné stimuly. Napríklad na webe EventBrite pre správu udalostí môžete vytvoriť registračnú stránku pre svojich zamestnancov. Ak ho vyplnia a kliknú na správne možnosti počas registrácie, ponúknite promo kód na bezplatnú dodávku UberEats alebo bagel zdarma v miestnej reštaurácii - doručenej na stretnutie.
Povedzme, že plánujete uvedenie nového produktu na trh - každému účastníkovi pošlite bezplatný kód na kávu v spoločnosti Starbucks, ktorú môže použiť na stretnutie. Tento koncept by sa mohol javiť ako old-school a zamestnanci alebo účastníci by mohli iba použiť kód a nezúčastniť sa na stretnutí, ale je to aspoň pokus o napodobnenie skutočného stimulu, ktorý skutočne funguje.
- Pokiaľ ide o profesionálne konferencie, vyskúšajte najlepšie konferenčné telefóny.