S celkovým nárastom počtu kybernetických útokov musíme byť všetci pri ochrane svojich údajov stále ostražitejší. Ak prevádzkujete daňovú spoločnosť, potom má prvoradý význam aj zodpovednosť za ochranu údajov o daňových poplatníkoch klientov. Počas daňovej sezóny sa riziká ešte viac zvyšujú, pretože podniky a daňové firmy zdieľajú informácie pri práci na dosiahnutí času na podanie daňovej povinnosti.
To je, samozrejme, veľmi zaujímavé pre zločincov, ktorí by boli radi, keby získali prístup k údajom svojich daňových spoločností a tiež k informáciám o klientoch. Ak sa im podarí preniknúť do týchto údajov o daňových poplatníkoch, môžu ich použiť na podávanie podvodných daňových priznaní a spôsobiť tak vášmu daňovému úradu a jeho databáze klientov závažné vedľajšie účinky.
Je preto mimoriadne dôležité zabezpečiť, aby jednotlivci aj daňové spoločnosti mali zavedené opatrenia, ktoré pomôžu znížiť hrozbu počítačovým zločincom. Pre jednotlivcov je skvelý balíček na ochranu pred krádežou identity.
Pre daňové podniky existuje niekoľko krokov, ktoré je možné podniknúť, mnohé z nich sú pomerne priame a nezahŕňajú nič viac ako liberálne dávky zdravého rozumu. Pre rozsiahlejšiu skupinu preventívnych opatrení však budete chcieť požiadať o pomoc komplexnejšie riešenie, možnosti, ktoré preskúmame nižšie.
- Vyskúšajte najlepšiu ochranu proti krádeži identity
- Najlepší daňový softvér v súčasnosti
- Zoznámte sa s najlepším účtovným softvérom
Hackerské hrozby
Obeťou počítačovej kriminality sa môže stať každý, a to nezahŕňa iba domáce daňové priznania online podané na ich laptopoch, počítačoch alebo smartfónoch. Táto správa prináša pravidelné titulky o narušeniach bezpečnosti vo veľkých spoločnostiach, ktoré sú často vystavené riziku dát o zákazníkoch. Môže to byť iba e-mailová adresa, ktorá sa stratí, aj keď k závažnejším porušeniam môžu patriť napríklad podrobnosti o adrese, čísla kreditných kariet a čo je horšie, ohrozené čísla sociálneho zabezpečenia.
Ak prevádzkujete daňovú spoločnosť, zodpovednosť je preto značná, čo znamená, že sa musíte ubezpečiť, že máte prijaté všetky opatrenia na ochranu údajov o klientoch. IRS poskytuje užitočnú dokumentáciu, ktorá vám môže pomôcť načrtnúť kľúčové zodpovednosti a ochranné opatrenia, ktoré je potrebné zaviesť, aby pomohli v boji proti tejto otázke. S názvom Zabezpečenie údajov o daňových poplatníkoch je to praktický sprievodca, ktorý načrtáva opatrenia, ktoré vaša daňová spoločnosť musí prijať.
Ak vaša spoločnosť v súvislosti s daňovým priznaním k dani z príjmu fyzických osôb vybavuje veľa elektronických podaní, je to dobré čítanie. Vypracovanie akčného plánu a najlepších preventívnych opatrení, ktoré majú byť prijaté, vašej daňovej spoločnosti určite pomôže efektívnejšie zabezpečiť údaje o klientoch.
Bezpečnostný softvér
Bez ohľadu na to, aký dobrý bezpečnostný softvér sa tam dostane, sú počítačoví zločinci, ktorí sa zdajú byť schopní zostať o krok vpred pred zápasom. Ak však prevádzkujete daňovú spoločnosť, ignorovanie hrozby a už vôbec nie trápenie sa s bezpečnostným softvérom nie je naozaj dobrý nápad. Ak investujete do antivírusového softvéru a softvéru brány firewall, budete určite na lepšom mieste, ako keby ste nemali vôbec nič.
Neustále sa tiež aktualizujú bezpečnostné balíčky založené na predplatnom, čo znamená, že všetky nové hrozby sa dúfajme zastavia v ich stopách skôr, ako zločinci získajú prístup k vašim údajom o klientoch. Zaviesť čo najviac prekážok, ktoré majú zabrániť kybernetickým zločincom a zabrániť podvodníkom v oblasti krádeže identity, zmocniť sa informácií o klientoch, medzi ktoré môže patriť aj ich najdôležitejšie číslo sociálneho zabezpečenia, je nevyhnutné, preto je rozumné zvoliť ten najlepší.
Aj keď sa veľa balíkov bezpečnostného softvéru a brány firewall aktualizuje dynamicky, stojí za to sledovať, čo vaše predplatné robí. Nezabudnite tiež zabrániť tomu, aby niečo skončilo, napríklad platnosť predplatného účtu. Pri kontrole nastavenia bezpečnostného softvéru je tiež rozumné sa pozrieť na získanie lepšieho softvéru na šifrovanie diskov, ak ho ešte nemáte k dispozícii, aby ste pokryli ďalšie základy v sieťových usporiadaniach vašej daňovej firmy.
Ochrana dát
Ak prevádzkujete daňovú spoločnosť, je vysoko pravdepodobné, že v rámci firmy budete musieť mať značné množstvo uložených údajov. Ako je tiež často uvádzané, prípady narušenia uložených údajov sú úplne bežné a do mnohých systémov sa nabúravajú externé zdroje. To znamená, že by ste mali podniknúť kroky na zabezpečenie šifrovania všetkých údajov o klientoch a interných informáciách daňových spoločností.
Spoločnosti čoraz viac využívajú množstvo rôznych možností, ktoré poskytujú externé servery a cloudové záložné systémy. Mnohé z nich majú zavedené oveľa lepšie bezpečnostné opatrenia, ako by dúfal samostatný podnik. Stojí za to vyskúšať si svoje možnosti, pokiaľ ide o niečo ako jeden z najlepších cloudových zálohovacích systémov, pretože sú často prekvapivo dostupné.
Ak prechádzate na cloudové nastavenie, uistite sa, že ste rozumný, pokiaľ ide o vyraďovanie starých diskov. Akýkoľvek hardvér, ktorý sa použil v rámci vašej daňovej spoločnosti, bude potrebné vymazať; uistite sa, že všetky údaje na diskoch boli vopred zálohované. Aj keď sa zdá, že zastaraný hardvér ako starý disk nie je pre nikoho veľmi zaujímavý, počítačoví zločinci by ho mohli považovať za mimoriadne užitočný. Nezabudnite preto venovať čas tomu, aby boli tieto staré jednotky nečitateľné.
Monitorujte pohyb
Bez ohľadu na to, aká veľká alebo malá môže byť vaša daňová firma, je neustále potrebné monitorovať aktivity na vašich klientskych účtoch. Je nevyhnutné mať prehľad o všetkom, čo nemusí vyzerať alebo vyzerať dobre. Jednou z najužitočnejších pomôcok na to je použitie identifikačného čísla elektronického podania (EFIN), ktoré IRS vydáva jednotlivcom a firmám, ktoré boli schválené ako autorizovaní poskytovatelia elektronických súborov internou príjmovou službou.
Budete musieť prísne strážiť množstvo daňových priznaní, ktoré sa podávajú vo vašej firme, čo je možné dosiahnuť pomocou EFIN. To by malo umožniť oveľa jednoduchšie sledovanie a umožniť vám odhaliť každú podvodnú návratovú činnosť, pretože je potrebné zahrnúť ju do všetkých elektronických návratových materiálov dodávaných do IRS.
Aj keď je systém, ktorý má zavedený IRS, dobrý, môžete pomôcť veci tým, že budete stále usilovní a zabezpečíte, aby vaša daňová firma robila všetko pre to, aby chránila údaje o klientoch. Hľadajte oznamovacie príznaky podvodnej činnosti a hrozieb kybernetických zločincov, ako sú odmietnuté návraty, oznámenia týkajúce sa návratov klientov, ktoré ešte neboli podané, alebo iné nezrovnalosti, ktoré by mohli a mali by zvoniť tieto poplašné zvony.
Oznamovanie podvodov
Ak narazíte na niečo nepríjemné alebo odhalíte niečo, čo je očividne podvodné, potom je ďalším krokom čo najrýchlejšie konať. V prípade porušenia právnych predpisov týkajúcich sa daní by ste sa mali okamžite obrátiť na úrad IRS informovaním o podrobnostiach. Ak na ochranu údajov svojich klientov využívate služby iných spoločností, mali by ste im to tiež dať vedieť.
Aj keď to všetko pokračuje, je tiež dôležité pamätať na zabezpečenie vašich citlivých informácií o klientoch, takže určite nič nezdieľajte s nikým iným ako s IRS. Aj keď využijete pomoc externých odborníkov v oblasti IT a bezpečnosti, je rozumné udržiavať okruh ľudí zapojených do vyšetrovania čo najmenší, ako je reálne možné.
- Vyskúšajte náš súhrn najlepšej ochrany proti krádeži identity
