Väčšina podnikateľov a jednotlivcov, ktorí vytvárajú a spolupracujú online pomocou dokumentov, tabuliek a prezentácií, bude s Microsoft Office oboznámení, ale mnoho ľudí stále nevie o mnohých funkciách šetriacich čas zabudovaných do tohto výkonného kancelárskeho balíka.
V tomto článku sa pozrieme na 18 tipov na úsporu času, ktoré vám a vašim zamestnancom pomôžu vyťažiť z balíka Microsoft Office maximum, bez ohľadu na to, či používate Microsoft 365 alebo Microsoft Office 2022-2023. Vaše dokumenty, tabuľky a prezentácie budú vyzerať skvele a za polovičný čas ich budete mať hotové.
Pri správnom použití môžu tieto skryté funkcie výrazne zvýšiť produktivitu zamestnancov, pomôcť vám ušetriť čas a peniaze a poskytnúť im príjemnejšie pracovné skúsenosti.
Ak hľadáte lacnejší spôsob vytvárania bohatých dokumentov, výkonných tabuliek a pútavých prezentácií, pozrite si náš zoznam bezplatného kancelárskeho softvéru.
Ako čo najlepšie využiť Microsoft Office: Príprava
Microsoft Office neustále pridávajú nové funkcie, takže sa uistite, že máte najaktuálnejšiu verziu softvéru. Ak máte predplatné služby Microsoft 365, môžete svoje aplikácie aktualizovať z aplikácie Microsoft Autoupdate alebo im jednoducho umožniť automatické aktualizácie. V opačnom prípade, ak ste si kúpili samostatnú verziu balíka Microsoft Office, upozorňujeme, že bude potrebné inovovať, aby ste získali prístup k niektorým z funkcií uvedených nižšie.
Tip 1: Automatické ukladanie zmien pomocou OneDrive
OneDrive je služba cloudového ukladacieho priestoru balíka Microsoft Office a je k dispozícii bez ohľadu na to, či máte alebo nemáte predplatné služby Microsoft 365. OneDrive vám nielen umožní prístup k všetkým vašim súborom kdekoľvek a kedykoľvek, ale môžete tiež pripojiť OneDrive k softvéru Microsoft Office, aby ste využili výhodu automatického ukladania.
Ak je táto možnosť povolená, zmeny sa aktualizujú na cloud v reálnom čase. OneDrive navyše ukladá viac verzií vašich dokumentov, takže môžete podľa potreby ľahko porovnávať a vrátiť sa k predchádzajúcej verzii. Ktokoľvek, kto niekedy stratil hodinu práce kvôli poruche počítača alebo výpadku prúdu, bude vedieť, aký šetrič času je táto funkcia. Ak chcete nájsť staršie verzie v Microsoft 365, kliknite na položky Súbor> Informácie> História verzií.
Tip 2: Osvojte si skratky pre celú sadu
Jednou z najväčších výhod balíka Microsoft Office je to, ako konzistentná je používateľská skúsenosť v rôznych aplikáciách. To znamená, že väčšina klávesových skratiek funguje rovnakým spôsobom v programoch Word, Excel a PowerPoint. Naučenie sa týchto príkazov môže výrazne urýchliť produktivitu. Ctrl + S (⌘S) na uloženie, Ctrl + P (⌘P) na tlač a ešte viac nejasné príkazy ako Ctrl + D (⌘D) pre dialógové okno Písmo v celej sade.
Výborným tipom na zvýšenie produktivity je poskytnúť zoznam bežných skratiek zamestnancom, ktorí na ne môžu podľa potreby odkazovať, kým sa nestane druhoradým.
Tip 3: Použite funkciu Povedz mi (Word)
Do balíka Microsoft Office 2016 bola pridaná funkcia Povedz mi (čo chceš robiť), ale akonáhle sa naučíš, ako ju používať, je to dar z nebies. Chcete zmeniť štýl? Zadajte text „Štýl“. Orezať fotografiu? Zadajte príkaz „Orezať“. Vložte tabuľku, pridajte komentár, zmeňte rozloženie, aktualizujte dizajn, nahlas čítajte text - takmer každá funkcia balíka Office je prístupná rýchlo a ľahko prostredníctvom tejto ponuky - zatiaľ čo inteligentné návrhy uľahčujú hľadanie zadaním textu iba jedno alebo dve slová.
Microsoft 365 však neustále aktualizuje svoju sadu funkcií, čo sa nemusí týkať novších verzií.
Tip 4: Zdieľajte dokumenty rýchlo pomocou tlačidla Zdieľať
Tlačidlo zdieľania sa nachádza v pravom hornom rohu aplikácie a je možné ho použiť na rýchle zdieľanie dokumentu prostredníctvom služieb OneDrive, e-mailu, AirDrop (iba Mac) a ďalších služieb tretích strán. Namiesto otvorenia e-mailového klienta, prehľadania súboru („Kam som to znova uložil?“), Stačí kliknúť na tlačidlo Zdieľať a vybrať príjemcov.
Tip 5: Nájsť a nahradiť
Ak potrebujete zmeniť slovo alebo skupinu slov v celom dokumente, môžete to rýchlo urobiť pomocou funkcie Nájsť a nahradiť. Stačí stlačiť Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) a zobrazí sa dialógové okno Nájsť a nahradiť. Do poľa Nájsť zadajte text, ktorý chcete zmeniť, do poľa Nahradiť náhradu a stlačte tlačidlo Nahradiť. Úrad prehľadá dokument a podľa potreby vykoná zmeny.
Môžete tiež nahradiť ničím (pole Nahradiť ponechať prázdne), aby ste odstránili viac inštancií slova.
Tip 6: Rozšírené hľadanie a nahradenie
Tento mocný nástroj obsahuje viac, ako sa zdá. Kliknutím na tlačidlo v ľavej dolnej časti dialógového okna získate prístup k rozšíreným funkciám, pomocou ktorých môžete okamžite zmeniť štýl písma, nastavenie odsekov a ďalšie texty, ktoré potrebujete.
Môžete napríklad nájsť všetko tučne text a urobte písmo červeným, alebo vyberte celý text v konkrétnom jazyku a urobte ho kurzívou. Toto môžete použiť kedykoľvek, keď potrebujete vykonať rozsiahle zmeny v konkrétnych štýloch textu.
Tip 7: Upravte a používajte štýly pre skvelo vyzerajúce dokumenty
Je prekvapujúce, koľko ľudí používa Microsoft Office každý deň, a napriek tomu nevyužívajú Štýly na zjednodušenie svojich dokumentov a na urýchlenie písania. Štýly nájdete na karte Domov a umožňujú vám použiť vopred navrhnuté nastavenia písma za behu. Tieto štýly môžete tiež upraviť tak, aby vyhovovali vašim potrebám a dokumentu. Štýly sa automaticky aktualizujú aj pri zmene motívov, vďaka čomu je možné rýchlo upraviť vzhľad celého dokumentu.
Tip 8: Skopírujte a prilepte viac položiek pomocou aplikácie Spike
Táto užitočná funkcia vám umožňuje kopírovať viac položiek a prilepiť ich naraz. Stačí zvoliť prvý blok textu, stlačiť kombináciu klávesov Ctrl + F3 alebo thenF3 a potom prejsť na ďalší. Zakaždým, keď stlačíte Ctrl alebo Command + F3, text sa uloží a podobne. Keď ste pripravení na prilepenie všetkého, zadajte Ctrl + Shift + F3 alebo ⌘⇧F3. Môžete tiež napísať „špice“ (malé písmená) a stlačiť kláves Enter. Uložený text zostane v pamäti na ďalšie použitie.
Tip 9: Kopírovanie a vloženie formátovania
Stlačením klávesovej skratky Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) môžete rýchlo zefektívniť formátovanie naprieč blokmi textu a skopírovať tak formátovanie (štýl písma a odsekov, farby, zarovnanie atď.) A Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) formátovanie na vybraný text.
Tip 10: Personalizujte si stužky Office
Ak sa vám zdá, že často hľadáte určité funkcie v ponukách alebo rozbaľovačoch, neváhajte ich pridať spredu a na stred pásky. Môžete to urobiť v časti Predvoľby> Pás s nástrojmi a panel s nástrojmi alebo v časti Súbor> Možnosti> Prispôsobiť pás s nástrojmi. Možno vás prekvapí obrovská škála funkcií, ktoré môžete pridať na stuhu pre rýchly prístup. Môžete tiež skryť pás s nástrojmi, aby ste získali viac miesta, a to tak, že raz kliknete na ktorúkoľvek otvorenú kartu, prejdete do ponuky Zobraziť> Pás karet alebo zadáte kombináciu klávesov Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Tip 11: Trojitým kliknutím vyberte odsek
Väčšina ľudí vie, že na slovo môžete dvakrát kliknúť. Môžete tiež trikrát kliknúť na slovo a vybrať tak celý odsek, čo je veľmi užitočné pri presúvaní veľkých častí textu pri úpravách.
Tip 12: Upravte automatické opravy tak, aby vyhovovali vašim potrebám
Je bežnou sťažnosťou, že Microsoft Office mení text už počas písania, aj keď ste si istí, čo máte na mysli. Tieto nastavenia môžete upraviť v časti Nástroje> Možnosti automatických opráv. Môžete vylúčiť všetky, ktoré vás obťažujú, alebo pridať slová, ktoré často napíšete nesprávne. Môžete dokonca pridať symboly, napríklad nahradiť (c) znakom ©.
Tip 13: Porovnávajte dokumenty vedľa seba (iba Windows)
Samozrejme, môžete iba otvoriť samostatné okná a umiestniť ich vedľa seba, ale funkcia Microsoft Office Side-by-Side ide o krok ďalej pri synchronizovanom posúvaní, ktoré je obrovskou šetričom času pri porovnávaní a úprave verzií dlhých dokumentov.
Tip 14: Prezerajte si dve rôzne časti toho istého dokumentu pomocou rozdeleného zobrazenia
Je to vynikajúci nástroj, keď potrebujete vykonať zmeny v jednej časti dokumentu pri odkazovaní na inú časť (napríklad pri písaní úvodu alebo záveru). Jednoducho prejdite na pásku Zobraziť a vyberte Rozdelené zobrazenie. V každom okne môžete samostatne posúvať rôzne sekcie a vykonávať zmeny v jednej z nich.
Tip 15: Kopírujte a vkladajte ako profesionál
Každý vie, ako kopírovať a prilepiť blok textu, ale vedeli ste, že môžete rýchlo vložiť text bez formátovania alebo ako obrázok alebo PDF priamo do dokumentu? Stačí napísať Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) a zobrazí sa dialóg možností.
V programe Word môžete tento dialóg použiť na prilepenie textu bez formátovania, zatiaľ čo v programe Excel môžete prilepiť iba hodnoty, formátovanie alebo komentáre, všetko okrem okrajov a dokonca aj priebežné sčítanie, odčítanie, násobenie a delenie.
Tip 16: Prispôsobte si svoju ponuku skratiek
Funkcie, ktoré často používate, môžete pridať na Panel s nástrojmi Rýchly prístup v kontextovej ponuke ľubovoľnej aplikácie v hornej časti dokumentu. V predvolenom nastavení uvidíte príkazy ako Uložiť, Tlačiť a Späť, ale môžete sem pridať takmer čokoľvek. Stačí kliknúť na šípku doprava a pridať príkazy tak, ako potrebujete.
Tip 17: Zlúčenie tvarov (Powerpoint)
Môžete kombinovať rôzne jednoduché tvary, aby ste vytvorili zložitejšie tvary, ktoré budú vo vašich prezentáciách vyzerať skvele, a nepotrebujete na to efektný nástroj ako Illustrator. Stačí zvoliť tvary, ktoré chcete zlúčiť, a kliknúť na Zlúčiť tvary na karte Formát. Tieto zlúčené tvary je možné kopírovať a vložiť do ďalších aplikácií, napríklad Word.
Tip 18: Použite podmienené formátovanie na dynamické formátovanie buniek (Excel)
Podmienené formátovanie umožňuje použiť štýly na konkrétne bunky na základe ich hodnoty alebo obsahu. Môžete napríklad chcieť urobiť každú kladnú hodnotu zelenou a každú zápornú hodnotu červenou. Stačí vybrať bunky, ktoré chcete formátovať, a potom použiť kartu Podmienené formátovanie na páske Domov. Existuje veľa predvolieb, alebo si môžete definovať svoje vlastné pravidlá a rovnice.
Zhrnutie
Microsoft Office je jedným z najlepších dostupných kancelárskych balíkov s množstvom výkonných možností, ktoré vám pomôžu zefektívniť prácu vašich zamestnancov a zvýšiť produktivitu. Nabádajte členov tímu, aby preskúmali softvér a aby medzi sebou aktívne zdieľali tipy a triky. Objavovanie nových funkcií je nielen zábavné a vzrušujúce, ale tiež výrazne uľahčuje spoluprácu a umožňuje zamestnancom viac práce za kratší čas pri pohodlnejšej práci.
- Uviedli sme najlepšie ponuky balíka Microsoft Office.