eFileCabinet je jednoducho jedna z najlepších softvérových platforiem na správu dokumentov. eFileCabinet ponúka podrobnú kontrolu nad bezpečnosťou, zdieľaním súborov, spravovaním verzií atď. Funkcie umelej inteligencie vám pomôžu automaticky kategorizovať vaše súbory a optické rozpoznávanie znakov vám umožní prehľadávať všetky dáta v naskenovaných súboroch. Jedinou nevýhodou eFileCabinet je, že môže byť drahý, najmä ak máte veľa používateľov alebo potrebujete doplnky pre integráciu.
V našej recenzii eFileCabinet vám pomôžeme rozhodnúť sa, či je táto platforma na správu dokumentov vhodná pre vaše podnikanie.
- Najlepší softvér na správu dokumentov
Plány a ceny
eFileCabinet ponúka tri cenové možnosti. Plán Advantage stojí 55 dolárov na používateľa mesačne, ak sa účtuje ročne, a obsahuje 1 TB úložného priestoru spolu so všetkými základnými funkciami eFileCabinet. Máte však obmedzený počet doplnkov, ktoré si môžete kúpiť, takže eFileCabinet nie je veľmi rozšíriteľný pomocou plánu Advantage.
Obchodný plán stojí 99 dolárov na používateľa mesačne, ak sa účtuje ročne, a zahŕňa 5 TB úložiska pre vaše podnikanie. Tento plán zahŕňa ukážky a integráciu dokumentov vedľa seba a integráciu s Microsoft OneDrive a Disk Google. Umožňuje vám tiež nakupovať doplnky pre integráciu Salesforce, jednotné prihlásenie, automatické pracovné postupy a integráciu e-mailov.
Neobmedzený program stojí ročne 199 dolárov na používateľa za mesiac. Tento plán obsahuje všetky doplnky eFileCabinet a neobmedzené ukladanie dokumentov.
Vlastnosti
eFileCabinet je nabitý funkciami, ktoré pomáhajú zamestnancom zdieľať súbory, spravovať dokumenty a usmerňovať pracovné postupy.
Jednou z najlepších vecí na eFileCabinet je to, aké jednoduché je zdieľanie súborov. Pomocou tohto softvéru môžete okamžite zdieľať súbory s kýmkoľvek, vo vašej organizácii alebo mimo nej. Počet hosťujúcich používateľov, s ktorými môžete pracovať na dokumentoch vo svojom účte, nie je nijako obmedzený, bez ohľadu na váš plán. Navyše máte kontrolu nad oprávneniami na úpravy a môžete sa rozhodnúť prijímať oznámenia o stiahnutí zdieľaného súboru.
EFileCabinet predovšetkým umožňuje vyžadovať súbory od iných používateľov alebo hostí. Pri podávaní žiadosti o súbor môžete vytvoriť viac polí dokumentu a rozhodnúť sa, či sú povinné alebo voliteľné. Môžete tiež prednastaviť umiestnenie nahrávania pre súbory, aby sa automaticky nahrávali do priečinka, kam patria.
Jedným zo spôsobov, ako eFileCabinet pomáha organizovať vaše podnikanie, je šablóny priečinkov. Pomocou šablón priečinkov môžete vytvárať štandardizované adresáre s vopred pomenovanými priečinkami. Môžete napríklad vytvoriť šablónu, v ktorej nadradený priečinok obsahuje 12 podadresárov, každý s názvom konkrétneho mesiaca.
Výhodou tohto systému je, že každý súbor, ktorý vytvoríte alebo prijmete, má domov. Okrem toho je ľahké štandardizovať štruktúru priečinkov pre všetkých vašich zamestnancov v celom podnikaní. To uľahčuje zdieľanie a lokalizáciu súborov a eliminuje potenciálny zmätok, ktorý prináša každý zamestnanec pri vytváraní vlastného registračného systému.
Používatelia typu Business and Unlimited majú prístup k automatizovaným pracovným tokom dokumentov, čo predstavuje účinný spôsob, ako zjednodušiť vaše podnikanie. Jednou z aplikácií, ktorú eFileCabinet zdôrazňuje, je automatické pomenovanie a uloženie prichádzajúceho dokumentu na základe prítomnosti určitých kľúčových slov v samotnom dokumente. Môžete tiež použiť pracovné postupy na rozdelenie polí formulárov do podkategórií s možnosťou prehľadávania, čo robí vyhľadávanie dokumentov ešte výkonnejším.
Rozhranie a v prevádzke
Po webovej platforme eFileCabinet sa všeobecne dá veľmi ľahko orientovať. Dizajn s tromi panelmi umožňuje zobraziť celý adresár priečinkov, súbory vo vybranom priečinku a náhľad samostatného súboru. K dispozícii je tiež vyhľadávací panel pre rýchle vyhľadávanie dokumentov a panel obľúbených položiek pre ľahký prístup k najpoužívanejším priečinkom.
Je však potrebné poznamenať, že vo vnútri eFileCabinet nemôžete upravovať dokumenty. To je trochu sklamaním, najmä keď stačí vykonať jednoduché zmeny v dokumente alebo formulári Wordu. Môžete teda uložiť neobmedzené verzie súborov, čo je príjemné pre prácu na projektoch s mnohými revíziami.
eFileCabinet ponúka aj mobilné aplikácie pre iOS a Android. Jednou z pozoruhodných vecí na mobilných aplikáciách je, že vám umožňujú fotografovať akékoľvek papierové dokumenty a okamžite ich nahrávať do cloudu eFileCabinet.
podpora
eFileCabinet ponúka podporu telefonicky, e-mailom a živým chatom od pondelka do piatku od 7:00 do 18:00 horského času. Môžete si kúpiť telefonickú podporu 24 hodín denne, 7 dní v týždni ako voliteľný doplnok (cena iba za cenu). eFileCabinet má tiež online vedomostnú základňu, ktorá obsahuje veľmi podrobné užívateľské príručky pre väčšinu kľúčových funkcií softvéru.
Bezpečnosť
eFileCabinet hostí vaše dokumenty v cloude a bezpečnosť berie vážne. Všetky súbory sú v pokoji šifrované a vaše pripojenie k cloudu je šifrované pomocou protokolu SSL. Štandardnou funkciou je tiež dvojfaktorová autentifikácia počas prihlásenia.
Okrem toho majú správcovia nad softvérom značnú kontrolu. Môžete nastaviť požiadavky na zložitosť hesla, prihlásiť sa na zoznam povolených adries IP alebo obmedziť časy prihlásenia. Správcovia majú tiež prístup k vyplneniu denníkov aktivít všetkých používateľov.
Jedinou bezpečnostnou funkciou, ktorá nám chýbala, bola možnosť nastaviť limity sťahovania zdieľaných súborov. eFileCabinet tiež ponúka URL odkazy na dokumenty s rýchlym prístupom, ktoré sú síce pohodlné, ale nie príliš bezpečné.
Súťaž
EFileCabinet má veľa zaujímavostí. Ak však nemá funkcie alebo integrácie, ktoré vaše obchodné potreby potrebujú, pouvažujte nad Dokmee alebo DocuWare. Dokmee je určený pre podnikové podniky a automatizácia pracovných postupov je štandardom. DocuWare ponúka ďalšie mobilné nástroje a funkcie na zabezpečenie súladu spolu s neuveriteľnými 500 možnosťami integrácie. Obidve platformy ponúkajú ceny iba na základe cenovej ponuky, predpokladajú však, že pre stredné podniky budú nákladnejšie ako eFileCabinet.
Konečný verdikt
eFileCabinet je výkonný softvér na správu dokumentov s mnohými dobrými funkciami pre malé a stredné podniky. Platforma uľahčuje štandardizáciu organizácie súborov vo vašom podnikaní a automatické usporiadanie súborov pomocou pracovných postupov založených na umelej inteligencii. Má tiež silnú podporu pre zdieľanie a správu súborov. Aj keď je eFileCabinet drahý, miera, do akej môže usmerniť vaše podnikanie, môže stáť za to.
- Náš sprievodca po najlepšom softvéri na správu dokumentov