Metódy podnikovej komunikácie sa za posledných pár rokov rýchlo vyvinuli, pričom v podnikovom prostredí dnes dominujú najmä sociálne médiá a služby okamžitých správ. Napriek tomu telefóny stále tvoria neoddeliteľnú súčasť každodennej činnosti malých, stredných a veľkých podnikov na celom svete.
Veľa firiem v skutočnosti používa telefónne systémy pobočkovej ústredne na komunikáciu so zainteresovanými stranami v organizácii aj mimo nej. Systémy PBX sú obľúbenou voľbou pre podnikových používateľov, pretože ponúkajú širokú škálu pokročilých funkcií, ako napríklad väčší počet slúchadiel, rozšírení, presmerovanie hovorov, presmerovanie hovorov, nahrávanie hovorov, monitorovanie hovorov, fronty hovorov, podržaná hudba, medzinárodné a miestne linky a mnoho ďalších funkcií.
Hoci každé riešenie PBX ponúkne funkcie podnikovej úrovne, ktoré na bežných pevných linkách a mobilných telefónoch jednoducho nenájdete, na trhu sú k dispozícii rôzne typy systémov PBX. Dva z najobľúbenejších sú lokálne systémy PBX a cloudové systémy PBX. Čo však sú, v čom sa líšia a ktoré budú najviac vyhovovať vášmu podnikaniu? Čítajte ďalej a dozviete sa.
- Toto sú najlepšie cloudové telefónne systémy na trhu
Miestna pobočková ústredňa: Čo je to?
Tradičné pobočkové ústredne fungujú lokálne. V jednom z nich budete musieť vo svojich firemných priestoroch nakupovať a ukladať fyzické telefóny, telefónne linky, servery, sieťové vybavenie a ďalší dôležitý hardvér.
Nie ste zodpovední iba za inštaláciu a nastavenie všetkých rôznych komponentov lokálneho systému PBX, ale aj za jeho údržbu a aktualizáciu. Pretože lokálne systémy PBX zvyčajne vyžadujú dostatočný priestor v oblasti nehnuteľností a praktické technické znalosti, používajú ich predovšetkým podniky s veľkými kanceláriami a skúsenými oddeleniami IT.
Ako fungujú lokálne systémy PBX? Spravidla smerujú hovory prostredníctvom spojenia SIP, verejnej telefónnej siete (PSTN), digitálnej siete integrovaných služieb (ISDN), globálneho systému pre mobilnú komunikáciu (GSM) a ďalších štandardných telefónnych liniek.
Rovnako ako akýkoľvek systém PBX, aj lokálne riešenia poskytujú veľa funkcií, ktoré nie sú dostupné na tradičných telefónoch a mobilných telefónoch. Patria sem presmerovanie hovorov, presmerovanie hovorov, nahrávanie hovorov, čakanie hovorov, podržanie hovoru, smerovanie hovoru, hudba podržaná, informácie podržané, konferenčné hovory, otváracia doba a mnoho ďalších.
Miestne pobočkové ústredne: Aké sú výhody a nevýhody?
Ak uvažujete o investovaní do lokálneho systému PBX pre vaše podnikanie, možno by vás zaujímalo, aké výhody ponúka. Najväčšou výhodou použitia miestneho systému PBX je skutočnosť, že poskytuje väčšiu kontrolu. Je to preto, že budete vlastniť a mať prístup k slúchadlám, serverom, sieťovým komponentom a ďalšiemu hardvéru, ktorý tvorí systém PBX.
Vo výsledku sa nebudete musieť starať o to, aby tretie strany mali prístup k základnému hardvéru vášho systému pobočkových ústrední v sieti a celkovo z toho bude mať prospech. A čo viac, budete môcť vykonávať zmeny vo svojom systéme PBX, konfigurovať rôzne nastavenia a opravovať problémy bez toho, aby ste museli prechádzať cez hostiteľskú spoločnosť tretej strany.
Aj keď budete musieť vynaložiť značné sumy peňazí na zaobstaranie všetkého hardvéru použitého v lokálnom systéme PBX, mali by ste z dlhodobého hľadiska dosiahnuť zníženie nákladov. SIP trunking môže často zvýšiť náklady a bez toho, aby ste sa spoliehali na hostiteľskú spoločnosť poskytujúcu pobočkové ústredne PBX, vás budúce zvýšenie cien nezasiahne.
Aj keď miestne systémy PBX ponúkajú veľa rôznych výhod, majú aj množstvo negatív. Pre začiatočníkov majú miestne PBX systémy vyššie náklady ako cloudové varianty. Nielenže si musíte vopred kúpiť telefóny, servery a sieťové vybavenie, ale tiež budete musieť v priebehu času vyčleniť viac peňazí na údržbu a aktualizáciu svojho systému PBX.
Je tu aj otázka vesmíru. Pomocou miestneho systému PBX budete musieť toto objemné telekomunikačné zariadenie uložiť vo svojej kancelárii alebo dátovom centre. Zároveň môže byť komplikované ich nastavenie, používanie a údržbu. Realisticky budete potrebovať skúsený tím IT, ktorý bude mať dohľad nad chodom vášho systému pobočkových ústrední alebo zadá prácu externým IT špecialistom. Z týchto dôvodov sú lokálne systémy PBX pre menšie podniky a organizácie nerealizovateľné.
Cloud PBX: Čo je to?
Pre malé a stredné podniky, ktoré potrebujú telefónny systém na vysokej úrovni, sú cloudové riešenia PBX vynikajúcou voľbou. Na rozdiel od lokálnych systémov PBX fungujú cloudové služby cez internet a bežia na serveroch mimo servera, nad ktorými dohliada hostiteľská spoločnosť tretej strany.
V prípade cloudového systému PBX musíte platiť iba za služobné telefóny a softvér. Poskytovateľ cloudových pobočkových ústrední vybavuje napríklad servery, sieťové vybavenie, licencie a ďalšie komponenty, takže si nemusíte kupovať nič z toho.
Okrem nákladov na vybavenie pobočkových ústrední mimo server bude poskytovateľ tiež zodpovedný za ich údržbu a aktualizáciu. Vďaka tomu sa cloudové služby PBX ľahšie inštalujú a používajú.
Pokiaľ ide o používanie cloudového systému PBX, budete môcť uskutočňovať a prijímať telefónne hovory prostredníctvom protokolu Voice over Internet Protocol (VoIP). K cloudovým systémom PBX môžete tiež pristupovať prostredníctvom počítačov, tabletov, inteligentných telefónov, telefónov VoIP a ďalších zariadení, vďaka čomu sú ideálne pre rozptýlené a vzdialené tímy.
Cloudová PBX: Aké sú výhody a nevýhody?
Ak uvažujete o kúpe cloudovej pobočkovej ústredne, radi by ste sa dozvedeli, že tieto systémy poskytujú širokú škálu výhod. Sú lacné, rýchle a ľahké na nastavenie; jednoduché použitie; mimoriadne škálovateľné a flexibilné; nabitý funkciami; vhodné pre mobilné zariadenia; vyžadujú veľmi málo kancelárskych priestorov; a poskytujú mnoho ďalších výhod.
Napriek tomu, že sú cloudové systémy PBX lacnejšie a menej komplikované ako miestne riešenia pobočkových ústrední, nie sú dokonalé. Po prvé, ide o internetové systémy, takže na uskutočňovanie a prijímanie telefónnych hovorov VoIP budete potrebovať pevné pripojenie. Bez slušného internetového pripojenia pravdepodobne zaznamenáte nepravidelné alebo prerušené telefónne hovory.
Aj keď cloudové systémy PBX ponúkajú ľahko použiteľné rozhrania, stále fungujú inak ako tradičné pevné linky a mobilné telefóny. Z tohto dôvodu budete stále musieť zaškoliť svojich zamestnancov v tom, ako používať systém PBX. Ďalej budete mať ako používateľ cloudovej pobočkovej ústredne menšiu kontrolu nad svojim firemným telefónnym systémom.
Aký systém PBX by ste si mali zvoliť?
Mali by ste si teda zvoliť pre svoje podnikanie lokálny alebo cloudový systém PBX? Odpoveď na túto otázku závisí od vašej organizácie a potrieb. Ak ste veľkým podnikom s dostatkom peňazí na investovanie, dostatočným priestorom v oblasti nehnuteľností a skúseným IT oddelením, potom bude lokálny systém v poriadku. Ale pre menšie a stredné podniky sú cloudové systémy PBX najlepšou voľbou kvôli ich cenovej dostupnosti, ľahkému použitiu a škálovateľnosti.
- Predstavili sme tiež najlepšie telefónne systémy PBX