Najlepší softvér na správu dokumentov (DMS) umožňuje ľahkú a efektívnu správu súborov online aj offline.
Najlepší softvér na správu dokumentovKliknutím na odkazy nižšie prejdete na web poskytovateľa:
1. Templárne
2. Súbory M.
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Správa dokumentov je čoraz dôležitejšia, pretože koncept bezpapierovej kancelárie sa stáva každodennou realitou, najmä s rastom služieb cloudového úložiska.
To znamená, že namiesto toho, aby ste museli papier držať v neohrabaných kartotékach, môžete teraz dokumenty bezpečne ukladať online. Nejde však iba o archiváciu informácií, ale aj o uľahčenie celého procesu správy dokumentov, pokrytie všetkého od značkových šablón, vylepšenia pracovných tokov, práce s nástrojmi pre spoluprácu, ako aj schopnosti triediť niekedy aj technické informácie. A to je nad rámec všeobecných úloh upravovania a správy dokumentov.
Dobrý softvér na správu dokumentov (DMS) musí byť schopný pracovať aj s rôznymi typmi digitálnych súborov, nielen s kancelárskym softvérom, ale aj s aplikáciami na zaznamenávanie poznámok, technickými plánmi, obrázkami a návrhmi a so všetkým, čo si dokážete predstaviť, že sa na ne predtým tlačí. papier, aj zo starších formátov súborov. V týchto dňoch zabezpečí aj sprievodný softvér pre dokumenty.
Mnoho dodávateľov a dodávateľov sa však bude stále zaoberať papierom, takže každý DMS musí mať riešenie na skenovanie dokumentov, ktoré často funguje ako samostatný produkt alebo je súčasťou softvérového balíka na skenovanie OCR, aby všetky takéto papierové faktúry, potvrdenky alebo iné dokumenty dokumenty je možné skenovať, aby bolo možné digitálnu kópiu archivovať, zatiaľ čo papierová verzia je recyklovaná.
Bezpapierová kancelária mala prísť dlho, ale konečne je tu pre tých, ktorí ju chcú prijať. Tu sú najlepšie softvérové riešenia na správu dokumentov.
- Uviedli sme najlepšie alternatívy k balíku Microsoft Office.
1. Templárne
Riešenie na správu dokumentov typu všetko v jednom
Ľahko použiteľné rozhranieRozsiahle funkcieMobilné aplikácieAutomatizované kontroly súladuTemplafy je jedným z najlepších nástrojov na správu dokumentov. Cieľom systému je integrácia základných kancelárskych balíkov a riešení používaných podnikmi na dennej báze.
Ak existuje jedna vec, ktorá môže byť frustrujúca, je potrebné vytvoriť dokumenty o značke pomocou iného softvéru. Môže to byť náročné na čas a fragmentáciu, ale Templafy vám môže pomôcť. Pomocou neho môžete v systéme vytvoriť celý rad súborov a spravovať ich z jedného informačného kanála.
Tento softvér je kompatibilný s rôznymi zariadeniami a pomocou cloudu vám umožňuje prístup ku všetkým vašim dokumentom na počítačoch, tabletoch a smartfónoch. K dispozícii sú tiež automatické kontroly súladu s predpismi a zamestnancom tiež môžete ľahko poskytnúť spätnú väzbu.
Pre cenovú ponuku je potrebný kontakt a nie je prekvapením, že presná cena závisí od počtu používateľov, zvolených funkcií a doplnkov.
2. Súbory M.
Dokumentačný softvér, ktorý zistí duplikáciu
Šikovné integrácieMobilné aplikácieUpozornenia na dokumentyPokiaľ ide o správu dokumentov, cieľom aplikácie M-Files je zlepšenie interných pracovných tokov a zaistenie neustáleho zabezpečenia dôležitých informácií. Medzi jej zákazníkov patrí mnoho veľkých korporácií ako Comcast a Jokohama.
K dispozícii je jeden trezor pre nepreberné množstvo súborov a môžete ich ľahko nájsť podľa klienta, projektu, dátumu, stavu alebo iných kritérií. Cieľom tohto softvéru je zabrániť duplikácii - je úplne bežné, že skončíte s dvoma kópiami tej istej správy, prípadne aj s viacerými.
Aplikácia M-Files vás upozorní, ak bol dokument dvakrát uložený, analýzou mien a údajov projektu. Získate tiež niekoľko skvelých integrácií, vrátane Microsoft Office a Salesforce CRM.
K dispozícii je bezplatná skúšobná verzia, ale cena nie je stanovená na tomto webe, takže je potrebné kontaktovať cenovú ponuku.
3. DocuWare
Organizácia dokumentov sa presúva do cloudu
Zahŕňa celú škálu úloh týkajúcich sa dokumentovCloudové úložiskoMobilná podporaSkryté cenyDocuware k správe dokumentov využíva cloudový prístup. Integruje cloudové úložisko a automatizáciu kancelárie a vytvára tak digitálne pracovisko. Tento bezpapierový prístup k celému spektru kancelárskych úloh je ďalším príkladom digitálnej transformácie, ktorá v dnešnej dobe vedie k mnohým procesom.
Docuware ponúka služby na vytvorenie „cloudového pracovného toku“, pokiaľ ide o dokumenty. Umožňuje nákup služieb v malom rozsahu podľa potreby a potom, ako sa vytvárajú scenáre prípadu použitia a je zabezpečená spoľahlivosť, je možné službu zväčšiť pre väčšie nasadenie.
K dispozícii sú tiež mobilné aplikácie, ktoré sa dajú integrovať do tohto pracovného toku, čo uľahčuje skenovanie príjmových dokladov na cestách, schvaľovanie faktúr na rýchle platby a podpisovanie formulárov priamo v zariadení.
Aj keď Docuware ponúka ukážky a bezplatné skúšobné verzie, cena samozrejme závisí od zvolených služieb, a preto od potenciálneho kupujúceho vyžaduje, aby sa skontaktoval so žiadosťou o cenovú ponuku.
Skúška zadarmoAktualizácia: Docuware teraz ponúka bezplatnú skúšobnú verziu v spolupráci s. Kliknite tu a nárokujte si. Zobraziť dohodu
4. MasterControl
DMS sa zameriavalo na súlad
Optimalizované pre mobilné zariadeniaPodporované regulačnými orgánmiGlobálne štandardyVo veľkých organizáciách sú často zavedené procesy a nariadenia, ktoré zabezpečujú súlad dokumentov a dodržiavanie pokynov spoločnosti. Ale keď máte kopu súborov, môže byť ťažké dodržiavať tieto pravidlá.
Softvér MasterControl Document Control Software, ktorý používajú niektoré z najväčších regulačných orgánov na svete, je softvér na správu dokumentov, ktorý sa zameriava na zložité predpisy a štandardy po celom svete. Zameriava sa na zníženie nákladov na zhodu a zvýšenie vnútornej efektívnosti.
Systém plne automatizuje smerovanie, doručovanie, eskaláciu a schvaľovanie dôležitých dokumentov. Poskytuje tiež centralizovaný a bezpečný archív, kde môžete ukladať a vyhľadávať obchodné súbory.
Neexistujú náznaky bezplatnej skúšobnej verzie a pre stanovenie cien je potrebné kontaktovať spoločnosť a požiadať o cenovú ponuku.
5. XaitPorter
Cloudová spolupráca v tej najlepšej podobe
Plne cloudovo optimalizovanéFunkcie inteligentnej spolupráceIntegrácia SalesforceAk hľadáte cloudové riešenie na vytváranie dokumentov, mali by ste určite vyskúšať XaitPorter.
Na tomto systéme je vynikajúce, že je mimoriadne flexibilný. Dokážete spolupracovať a pracovať na dokumentoch s kolegami súčasne a môžete navzájom ľahko zdieľať spätnú väzbu. Spravuje tiež všetky aspekty pracovného toku, takže sa nemusíte obávať formátovania, číslovania a rozloženia.
XaitPorter má tiež niekoľko užitočných trikov v oblasti integrácie. Softvér môže pracovať so systémami Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText a Dropbox. A v súčasnosti ho používa viac ako 45 000 firiem po celom svete.
Aj keď je k dispozícii ukážka, nie je k dispozícii žiadna bezplatná skúšobná verzia a pre stanovenie ceny je potrebné kontaktovať cenovú ponuku.
Je potrebné zvážiť ďalšie platformy DMS
Aj keď by sme mohli spomenúť niekoľko špecializovaných kancelárskych a dokumentových platforiem, v neposlednom rade Office 365, LibreOffice a Adobe Document Cloud, tieto sa viac zameriavajú na vytváranie a správu týchto dokumentov, než na správu a ukladanie dokumentov z viacerých zdrojov a formátov. Preto budeme v tomto zozname pokračovať uvedením niektorých ďalších riešení DMS, ktoré stojí za zváženie:
Samepage sa trochu líši od štandardnej správy dokumentov, pretože ide skôr o vytvorenie jedného kontaktného bodu pre všetky nástroje na komunikáciu, projekty a zdieľanie dokumentov. Cieľom je zjednodušiť všetko v jednej aplikácii na rozdiel od viacerých softvérových aplikácií na rôzne úlohy. Rozhranie je jednoduché a ľahko použiteľné, pričom spolupráca je zabudovaná do jeho podstaty. V tomto ohľade robí zo Samepage potenciálne flexibilné riešenie na pokrytie viacerých potrieb.
Spoločnosť Dokmee sa propaguje ako riešenie na správu podnikového obsahu na organizáciu, zabezpečenie a správu súborov. Podporuje množstvo formátov dokumentov a v rámci svojej služby poskytuje aj zobrazovanie dokumentov a zber dát. Všetko je možné inteligentne indexovať pomocou AI, pričom súbory sa automaticky indexujú pre indexovanie, ako aj smerovanie podľa pravidiel, ktoré uľahčuje ukladanie a archiváciu, čo sa deje prostredníctvom zabezpečeného hostingu v cloude. Podľa očakávania je spolupráca podporovaná, pre ľahšiu správu súborov sú k dispozícii povolenia a možnosti auditu.
eFileCabinet je softvérové riešenie na správu dokumentov, ktoré využíva inteligentnú automatizáciu na usporiadanie, pomenovanie a ukladanie súborov podľa ich obsahu. K dispozícii sú šablóny na prispôsobenie stromu priečinkov dokumentov v celom vašom systéme. Na zdieľanie súborov a odosielanie žiadostí o súbory je možné nastaviť aj povolenia, vypršanie platnosti súborov / priečinkov a oznámenia. Všetko sa vykonáva pomocou zabezpečenej adresy URL. Podľa pravidiel spoločnosti je možné nastaviť aj všeobecné pravidlá prístupnosti.
Abbyy sú možno najslávnejšie vďaka svojim čítacím a skenovacím službám, ale poskytujú aj službu digitálneho archivovania dokumentov, ktorá umožňuje bezpečné ukladanie a používanie dokumentov. Prístup je možné sledovať a zaznamenávať a existujúce dokumenty je možné opakovane použiť a upraviť podľa potreby na opätovné vydanie. Meta kľúčové slová je možné použiť na ľahké vyhľadávanie nad rámec bežných vyhľadávacích funkcií a podľa potreby ich možno ľahko distribuovať prostredníctvom webu alebo e-mailu. Jedným z možných obmedzení je, že služby Abbyy sú primárne určené na ukladanie dokumentov vo formáte PDF.
- Predstavili sme tiež najlepšie cloudové úložisko dokumentov.
