Najlepší softvér na úpravu a správu dokumentov môže uľahčiť a uľahčiť správu dokumentov v tímovom prostredí.
Najlepšie aplikácie na úpravu dokumentov1. Microsoft 365
2. Evernote
3. Kancelária WPS
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Softvér na úpravu a správu dokumentov je čoraz bežnejší, pretože podniky naďalej propagujú prácu z domu. To znamená, že zamestnanci môžu pracovať na diaľku a zároveň môžu spolupracovať a ukladať rovnaké dokumenty, na ktorých pracujú.
Aj keď je k dispozícii množstvo kancelárskych balíkov a možností ukladania dokumentov, nie všetky pri spolupráci fungujú dobre. Nie je to len tak, že zamestnanci musia byť schopní zdieľať súbory rovnako ako pracovať na tých istých súboroch v reálnom čase, ako sú tabuľky a dokumenty.
To znamená, že najlepší softvér na úpravu a správu dokumentov musí byť schopný túto skutočnosť zodpovedať a zároveň zachovať správny systém archivácie a archivácie, pričom tieto súbory musí mať podľa potreby k dispozícii pre tímovú úpravu. Často to bude zahŕňať cloudové služby ukladania dokumentov zabudované do softvéru alebo prinajmenšom dostupné ako voliteľná výbava.
Ďalej preto uvedieme najlepší softvér na úpravu a správu dokumentov, ktorý tímom nielen uľahčuje prácu, ale tiež zaisťuje bezpečné a bezpečné ukladanie dokumentov.
- Uviedli sme najlepšie cloudové úložisko.
1. Microsoft 365
Originálny a najlepší kancelársky balík na zvýšenie produktivity
Dôvody nákupu
+ Líder na trhu + Základné kancelárske nástroje + Cloudové založenieMicrosoft Office je pravdepodobne platformou, ktorú si väčšina ľudí myslí ako prvú, pokiaľ ide o kancelárske balíčky, a najnovšou inkarnáciou je cloudová služba Microsoft 365 (predtým Office 365).
To, čo zabezpečilo, že sa Office stal lídrom na trhu, je komplexný spôsob, ako môžu byť dáta pokryté rôznymi aplikáciami a presúvané medzi nimi, čo zefektívňuje a uľahčuje prácu. Keďže Word, Excel, PowerPoint a Outlook tvoria základné programy, pokrývajú všetko od dokumentov, tabuliek, prezentácií a e-mailov - v skutočnosti pokrývajú najdôležitejšie kancelárske potreby. OneDrive navyše ponúka online ukladanie a zálohovanie, aby boli vaše súbory v bezpečí.
Aj keď existujú alternatívy k Microsoft 365, väčšina súperov sa snaží skôr dohnať Microsoft, ako poskytnúť inovatívne nové funkcie, a Microsoft 365 stále zostáva kancelárskym balíkom s najkomplexnejšou škálou funkcií. A aj keď jednu z týchto alternatív použijete, je pravdepodobné, že budete pracovať s formátmi dokumentov vytvorenými špeciálne pre MS Office a spracovávať údaje od zákazníkov a dodávateľov, ktorí používajú platformu MS Office.
Aj keď Microsoft 365 má svojich kritikov, podstatou je, že nikto nerobí kancelársku produktivitu lepšie ako Microsoft a že základné aplikácie v Office musia byť ešte vylepšené.
2. Evernote
Kráľ písania poznámok
Dôvody nákupu
+ Spracováva ručne písané poznámky + Ľahká spolupráca + Dobrá škála integrácií aplikáciíEvernote, ako už jeho názov napovedá, sa trochu zmenšil na plátno, špecializuje sa na zaznamenávanie, ukladanie a zdieľanie a na pracovisku (a jednotlivcami) je široko používaný už niekoľko rokov.
Napriek svojmu digitálnemu zloženiu dokáže spracovávať ručne písané poznámky, potvrdenia a zvukové súbory a všetko sprístupňuje na stolných aj mobilných zariadeniach. Má tiež faktor spolupráce, kedy používatelia môžu pracovať na zdieľaných notebookoch, ktoré sa pri úpravách okamžite aktualizujú.
Evernote je k dispozícii pre firmy so základným, plus a prémiovým modelom. To rozširuje úložisko bezplatnej ponuky a uľahčuje zdieľanie obsahu, digitalizáciu dôležitých dokumentov, zachytávanie brainstormingov zameraných na imidž a sledovanie financií.
Možno si myslíte, že Evernote bude fungovať dobre navyše namiesto vašich súčasných nástrojov na spracovanie textu a produktivitu. Takáto požiadavka bola zaznamenaná - slovná hračka je určená - a služba môže byť plne integrovaná do služieb Disk Google, Outlook, Slack, Salesforce a ďalších.
3. Kancelária WPS
Výkonný bezplatný mobilný kancelársky balík
Dôvody nákupu
+ Výkonný rad funkcií + Podporuje širokú škálu typov súborov + Správca PDF + Bezplatné použitieWPS Office je kancelárska produktivita typu „všetko v jednom“ s celou škálou funkcií úprav a správy dokumentov.
Aj keď je k dispozícii na stiahnutie na PC so systémom Windows, osobitný úspech zaznamenal ako mobilný kancelársky balík pre iOS a Android.
Zatiaľ čo verzia pre PC má základnú bezplatnú verziu a pokročilejšiu platenú verziu, mobilná verzia WPS Office je bezplatná a podporuje ju nerušivé reklamy, hoci za ich odstránenie môžete platiť predplatné.
Produkt WPS Office si našiel svoje miesto v obrovskom počte typov rôznych súborov, ktoré je možné upravovať alebo spravovať, od širokej škály typov dokumentov až po ďalšie formáty súborov, ako sú PDF a XML, ako aj množstvo typov programovacích súborov.
Je ľahké prevádzať kancelárske súbory medzi typmi, či už sa týkajú dokumentov, tabuliek alebo prezentácií, a zadarmo je k dispozícii plne funkčný editor PDF a správca.
Súbory je možné automaticky ukladať do cloudu pomocou rôznych služieb, v neposlednom rade od Disku Google, DropBox a OneDrive.
- Prečítajte si celú našu recenziu WPS Office.
4. PandaDoc
Správa dokumentov na zlepšenie vášho výsledku
Dôvody nákupu
+ Špeciálne funkcie pre obchod a predaj + Ľahká správa, organizácia a opätovné použitie majetkuDôvody, ktorým sa treba vyhnúť
- Žiadna možnosť spolupráce na dokumentoch v reálnom časeSprávca dokumentov zameraný na predaj, PandaDoc, sa označuje za „budúcnosť dokumentov“ a podáva štatistické údaje, ktoré zjavne ukazujú rozdiel, ktorý robí v konečnom dôsledku vášho podnikania. Podľa tejto služby klienti hlásia vďaka PandaDoc o 50% menej papierovania, o 30% vyššie uzatváracie sadzby a o 15% vyššiu hodnotu za uzavretú sadzbu.
Váš predajný tím slintá, ale čo presne ten program robí? Medzi jeho funkcie patrí editor dokumentov, ktorý je dodávaný s tematickými šablónami pre konzistentné knižnice značiek, obsahu a obrázkov na ukladanie opakovane použiteľných aktív, kalkulačky nákladov a marží, analytiku dokumentov, ktorá ukazuje, koľko času ľudia trávia pri jednotlivých položkách, konfiguráciu, cenu a ponuku (CPQ). ) nástroj a mnoho ďalších.
Aj keď sú k dispozícii pracovné priestory na spoluprácu, viacerí používatelia nemôžu pristupovať k dokumentu a pracovať na ňom súčasne, čo má nevýhodu. Obchodné zameranie PandaDoc však osloví tých, ktorí chcú konkrétne riadiť predaj a financie prostredníctvom svojho správcu dokumentov, čo iné služby, ktoré ponúkame, neponúkajú.
5. Adobe Document Cloud
Pre komplexnú správu PDF
Dôvody nákupu
+ Upravujte a spravujte súbory PDF + možnosť priradenia + Zlúčiť súboryDôvody, ktorým sa treba vyhnúť
- Obmedzené na súbory PDFAdobe Document Cloud pracuje skôr s patentovaným súborom PDF ako s radom bežných typov súborov, ako to robí niektorý z vyššie uvedených softvérov. V podnikaní sú však súbory PDF všadeprítomné, takže má zmysel mať vyhradený softvérový balík, ktorý s nimi nielen dokáže pracovať, ale umožňuje aj najširšiu škálu funkcií úprav.
Aj keď mnoho ľudí pozná súbor PDF iba na čítanie, Adobe Document Cloud umožňuje celý rad vytvárania a úprav, a to aj pri existujúcich súboroch PDF. K dispozícii sú tiež ďalšie funkcie, ako napríklad schopnosť zlúčiť súbory PDF, chrániť heslom a rovnako zamerať zameranie súborov PDF na dohody o vrátení.
Vďaka tomu je Adobe Document Cloud neuveriteľne všestranný a užitočný ako platforma na úpravu a správu dokumentov, ktorá umožňuje úplnú kontrolu nad vašimi súbormi spôsobmi, ktoré bežné formáty dokumentov buď nepodporujú.
Pretože toľko firiem skenuje dokumenty do formátu PDF pre svoje digitálne archívy, robí to z Adobe Document Cloud ešte dôležitejšiu súčasť rozsahu vášho kancelárskeho softvéru, aj keď na rôzne úlohy používate aj iné programy.
A keďže dokumenty môžu byť bežne exportované do formátu PDF iným kancelárskym softvérom, môže sa z Adobe Document Cloud stať hlavný kontrolór pre všetky vaše úpravy a ukladanie dokumentov.
- Prečítajte si našu úplnú recenziu o službe Adobe Document Cloud.
Zvážte tiež týchto editorov dokumentov
Preťaženie dokumentov vo vašom podnikaní? eFileCabinet je tu na to, aby pomáhalo pri zachytávaní, ukladaní, správe a zdieľaní súborov. Dodáva sa tiež ako mobilná aplikácia, ktorá umožňuje používateľom kliknúť a nahrať obrázky dokumentov, ktoré potom môžu byť spracované a uložené.
Spoločnosť Microsoft sa chce postarať o vaše čmáranice a kratšie texty, ako aj o dlhšie dokumenty, pomocou Jedna poznámka prevzatie Evernote vo svete úprav a správy poznámok. Tie, ktoré sú už dobre zabudované v ekosystéme Office, sa môžu rozhodnúť pre verziu Microsoftu.
Možno si myslíte, že sme už dokumentom pokryli všetko, čo s dokumentom môžete urobiť, ale nie. Zadajte špecialistu na elektronický podpis DocuSign, ktorý umožňuje podnikom a ich klientom rýchlo a ľahko podpísať celú škálu dokumentov a formulárov online bez nutnosti školenia alebo inštalácie ďalšieho softvéru.