Google Workspace obsahuje niektoré z najlepších aplikácií na zvýšenie produktivity na svete. Možno ste sa už naučili niekoľko tipov na úsporu času, ktoré vám pomôžu vytlačiť z tohto kancelárskeho softvéru väčšiu hodnotu. Väčšina používateľov si však neuvedomuje, že Tabuľky Google, Dokumenty, Gmail a Formuláre podporujú takmer neobmedzenú automatizáciu pracovných postupov. To môže byť obzvlášť cenné pre malé a stredné podniky, ktoré trávia značné množstvo času vykonávaním bežných úloh, ako je smerovanie objednávok a vyhodnocovanie formulárov žiadostí.
V tejto príručke vysvetlíme, ako funguje automatizácia pracovných tokov v aplikácii Google Workspace, a zdôrazníme niektoré doplnky, ktoré môžete použiť na zvýšenie výkonu tohto kancelárskeho balíka pre vaše podnikanie.
Čo sú to pracovné toky v službe Google Workspace?
Transformácia nespracovaných údajov do formy, ktorú môže vaša firma použiť, si vyžaduje čas. Ak dostanete kontaktnú žiadosť z formulára, bude možno potrebné ju previesť do formátu, ktorý je možné prečítať v softvéri CRM. Ak dostanete žiadosť o objednávku, bude pravdepodobne potrebné túto žiadosť rozdeliť a zaslať rôzne podrobnosti rôznym ľuďom vo vašej organizácii.
Našťastie, Google Workspace umožňuje tieto transformácie automatizovať pracovnými tokmi dokumentov. Tieto pracovné postupy vám umožňujú určiť postupnosť krokov, ktorými musia údaje prejsť, a potom tento proces vykonať za vás. Vo všeobecnosti sú pracovné postupy týkajúce sa dokumentov vysoko prispôsobiteľné, takže automatizačný proces môžete ľahko prispôsobiť svojim obchodným potrebám.
Automatizované pracovné toky dokumentov môžete vytvárať vo väčšine aplikácií Google Workspace, vrátane Dokumentov, Tabuliek Google, Gmailu a Formulárov.
Ako automatizovať pracovný tok dokumentov: Apps Script vs. doplnky
V závislosti od toho, aký zložitý automatizovaný pracovný postup potrebujete vytvoriť, môžete ísť dvoma rôznymi trasami.
Najjednoduchší spôsob generovania pracovných tokov je použitie doplnku vytvoreného na tento účel. V internetovom obchode Google sú k dispozícii stovky automatických doplnkov. Niektoré z nich sú zadarmo, ale veľa z nich vyžaduje jednorazovú platbu alebo mesačné predplatné. Ak sa rozhodnete pre platený produkt, skontrolujte, či spoločnosť, ktorá ho vyrába, ponúka podporu zákazníkom v prípade, že narazíte na nejaké problémy.
Ak chcete zadarmo vytvárať úplne vlastné automaty, môžete použiť Apps Script. Toto je vývojárske prostredie vytvorené spoločnosťou Google, ktoré umožňuje komukoľvek vytvárať doplnky pre aplikácie Google Workspace. Takmer všetky platené doplnky automatizácie, ktoré nájdete vo webovom obchode Google, boli v skutočnosti vytvorené pomocou aplikácie Apps Script. Aj keď existuje veľa zdrojov, ktoré vám pomôžu začať s programovaním v Apps Script, nastavenie aj jednoduchej automatizácie pomocou kódu môže byť časovo náročné.
Ako získať prístup k doplnkom automatizácie
Ak chcete prehľadávať doplnky pre Tabuľky Google, Dokumenty, Gmail alebo Formuláre, nájdete ich vo webovom obchode Google. Najjednoduchší spôsob prístupu do webového obchodu je nájsť ponuku Doplnky v ktorejkoľvek z týchto aplikácií a potom kliknúť na Získať doplnky. Zobrazí sa okno, ktoré je už filtrované, aby vám zobrazovalo iba doplnky, ktoré fungujú s aplikáciou Google Workspace, ktorú momentálne používate.
Akýkoľvek doplnok z webového obchodu môžete nainštalovať jednoducho kliknutím na tlačidlo Inštalovať. Upozorňujeme, že platené doplnky môžu vyžadovať zakúpenie predplatného skôr, ako ich budete môcť začať používať.
Čo môžete robiť s pracovnými tokmi dokumentov?
Aby sme vám poskytli predstavu o typoch úloh, ktoré môžete dosiahnuť pomocou automatizovaných pracovných postupov pre dokumenty, poďme sa pozrieť na niekoľko príkladov. Budeme používať aplikácie z webového obchodu Google, ale nezabúdajte, že mnohé z týchto pracovných postupov môžete vytvárať bezplatne prostredníctvom Apps Script.
Obchodné dáta sa až príliš často distribuujú do viacerých tabuliek. Možno máte podrobné údaje o predaji z rôznych oddelení uložené v rôznych hárkoch. Alebo môžete mať informácie o klientovi z rôznych vstupných formulárov uložené do samostatných dokumentov.
Vďaka automatizácii pracovných postupov môžete ľahko kombinovať údaje z viacerých tabuliek do jednej hlavnej tabuľky. Radi na to používame SheetGo (od 12 dolárov na používateľa za mesiac), pretože to umožňuje ľahké pripojenie viacerých súborov Tabuliek Google. Ešte lepšie je, že SheetGo dokáže tiež opravovať súbory Excel a CSV a automaticky doručovať údaje z týchto dokumentov do hlavnej tabuľky Tabuliek Google.
Na tomto doplnku pre automatizáciu je obzvlášť pekné, že sa aktualizuje automaticky. SheetGo skontroluje, či sa v distribuovaných tabuľkách nenachádzajú nové údaje tak často, ako sa vám páči, a sleduje zmeny v hlavnom dokumente pomocou funkcie histórie úprav v Tabuľkách Google.
Schválenia žiadostí, správ a ďalších interných procesov o voľnom čase sú neoddeliteľnou súčasťou bezproblémového chodu väčšiny firiem. S doplnkami, ako je Form Workflow Plus (začína na 300 $ ročne), môžete ľahko prepojiť formuláre Google s tabuľkami, aby ste mohli sledovať a spravovať žiadosti o schválenie.
S týmto doplnkom musí manažér jednoducho vytvoriť formulár žiadosti v rámci Formulárov Google. Tento formulár sa po vyplnení presmeruje na určených schvaľovateľov a všetky údaje sa zadajú do tabuľky. Hárok sleduje, kde je žiadosť v procese schvaľovania, spolu s rozhodnutiami a komentármi jednotlivých schvaľovateľov.
Form Workflow Plus podporuje aj viacstupňové smerovanie schválenia, takže môže byť užitočný pre zložitejšie pracovné postupy, ako je smerovanie objednávok.
Aj keď je k dispozícii veľa nástrojov e-mailového marketingu, v službe Gmail môžete vytvárať prekvapivo plnohodnotné e-mailové kampane pomocou doplnku, ako je Yet Another Mail Merge (zadarmo na použitie).
Pomocou tejto aplikácie zadávate e-mailové adresy všetkých, ktorým chcete poslať e-mail, do tabuľky v Tabuľkách. Potom môžete napísať správu v Gmaile a pridať prispôsobenie pomocou zabudovaného kódu aplikácie.
Keď ste pripravení na odoslanie, vráťte sa na Tabuľky a ešte jedna hromadná korešpondencia doručí váš e-mail všetkým na vašom zozname. Priamo z tabuľky môžete sledovať otváranie e-mailov, kliknutia a odpovede.
Najlepšie na tomto nástroji je, že môžete vytvoriť neobmedzený počet tabuliek pre rôzne kampane. Navyše, keďže používate Tabuľky, je ľahké získať kontaktné informácie a vytvoriť svoju marketingovú kampaň z CRM, Formulárov Google alebo existujúcich tabuliek.
Tabuľky môžu byť prekvapivo efektívne pri zostavovaní projektových úloh a míľnikov. Okrem toho pomocou doplnku ako ProjectSheet môžete automatizovať sledovanie pokroku v tabuľke.
Tento praktický bezplatný doplnok automaticky počíta počet úloh na míľnik a sleduje, či je každá úloha označená ako dokončená, rozpracovaná alebo nezačatá. Na základe toho zobrazí percento dokončenia pre každú fázu projektu.
Okrem toho vám ProjectSheet pomôže zistiť, kedy projekt zaostáva za harmonogramom. Doplnok automaticky zvýrazní ukazovateľ priebehu pre každý míľnik zelenou, žltou alebo červenou farbou podľa toho, či sú čiastkové úlohy zapnuté, blížia sa k nim alebo sú po uplynutí stanovených lehôt.
Vytvorenie aplikácie pre smartphone pre vaše podnikanie je zvyčajne časovo náročný a nákladný proces, ktorý si vyžaduje prenájom špecializovaných vývojárov softvéru. Ale s automatizáciou pracovného toku môžete vytvoriť základnú mobilnú aplikáciu priamo z Tabuliek Google.
Za týmto účelom sa obrátime na doplnok AppSheet (začína sa na 5 USD za používateľa mesačne). Pomocou tejto aplikácie jednoducho pridáte údaje do tabuľky Tabuľky. Údaje môžu byť čokoľvek, od inventára obchodu pre vytvorenie mobilného online obchodu alebo kontaktných informácií zamestnancov po vytvorení interného adresára.
Pripojte svoju tabuľku k AppSheet a potom podľa potreby upravte vlastnosti svojich údajových stĺpcov. Môžete zadať podmnožinu údajov a pridať vlastné výrazy pre úlohy, ako je správa inventára. Keď ste pripravení, môžete si vybrať z rôznych preddefinovaných šablón displeja a rozhodnúť, ako sa vaše údaje zobrazia v novej aplikácii.
Najlepšie na tom všetkom je to, že sa dá bezproblémovo integrovať do vašich ďalších automatizovaných pracovných postupov Google Workspace. AppSheet môžete nakonfigurovať tak, aby spúšťal automatické e-maily na základe spúšťačov v aplikácii, alebo pridával údaje, ktoré používatelia zadávajú, do inej tabuľky Tabuľky. AppSheet navyše môže odosielať automatizované prehľady, ktoré môžete ľahko importovať do hárkov.
Zhrnutie
Automatizácia pracovných tokov dokumentov v rámci Google Google Workspace môže spoločnosti ušetriť čas a peniaze a odomknúť výkonné nové funkcie. Aj keď je možné vytvoriť si vlastné automatizované pracovné toky pomocou Apps Script, v internetovom obchode Google nájdete veľa bezplatných a platených doplnkov, ktoré podporujú automatizáciu. Vyskúšajte už dnes niektoré z týchto doplnkov, aby ste zistili, ako môže automatizácia pracovných postupov pomôcť plynulejšiemu fungovaniu každého obchodného procesu.
- Uviedli sme najlepší softvér na správu dokumentov.
